Savoir vivre w biznesie - Effective meetings

Efektywne spotkanie biznesowe wymaga na pewno talentu i dużego doświadczenia. Nawet największy as biznesu nie może jednak zapominać o dwóch podstawowych elementach decydujących o wynikach spotkania: zasadach savoir vivre i odpowiednim przygotowaniu.

O pozostawienie dobrego wrażenia (making a good impression) można zatroszczyć się już przed spotkaniem. Wcześniejsze, gruntowne przygotowanie się do rozmowy (thorough preparation) oraz skompletowanie niezbędnych materiałów (gathering all necessary materials) nie tylko usprawnia przebieg spotkania (makes the meeting run smoothly) ale pokazuje, że szanujemy rozmówcę i jego czas. Warto również przygotować plan spotkania (to draw up the agenda) i wysłać go wcześniej partnerowi biznesowemu e-mailem (circulate the agenda in advance). Ustalając czas i miejsce spotkania (to set up the time and place of the meeting) dobrze jest zaproponować kilka alternatywnych terminów tak, aby nasz partner mógł wybrać ten, który nie koliduje z jego grafikiem (it doesn’t collide with their prior appointments). W przypadku, gdy to ty jesteś zaproszony(a) na spotkanie (invited for the meeting), nie zapomnij potwierdzić (to confirm) terminu. Rzeczą zupełnie podstawową jest przywitanie gości - i to na czas. Nie można popełnić gorszej gafy niż kazać na siebie czekać nazbyt długo. Gdy to ty jesteś zaproszony na spotkanie, unikaj spóźnień (avoid coming late). Można powiedzieć, że prawie wszystko wychodzi z mody, ale na pewno nie jest to punktualność (punctuality). Witając gości najlepiej jest, niezależnie od ich płci, wymienić uściski dłoni. Jeżeli którejś z osób nie znamy, należy przedstawić się (to introduce oneself) z imienia i nazwiska. Jeżeli chodzi o kolejność witania poszczególnych osób, nie jest tu najistotniejsza płeć danej osoby, ale funkcja, jaką pełni. Zgodnie z protokołem dyplomatycznym, który ma również zastosowanie w biznesie najpierw kierujemy nasze kroki w stronę osoby wyższej rangą (higher in rank). Podczas zajmowania miejsc przez poszczególne osoby można wymienić się wizytówkami (to exchange business cards), co nie tylko ułatwia ponowny kontakt (to facilitate future contacts), ale również zwracanie się do rozmówców np. po imieniu. Podczas samego spotkania obowiązują nas już tylko codzienne reguły uprzejmości, jak na przykład pełnienie roli gospodarza, gdy jest taka potrzeba, czy nie przerywanie rozmówcy itp. Dbałość o tego typu szczegóły (paying attention to details), może sprawić, że zdecydowanie łatwiej i przyjemniej będzie się z nami współpracowało... Autor: Sylwia Ciuk, Centrum Języka Angielskiego Archibald, www.archibald.pl