Pytanie czytelnika: W związku ze zbliżającymi się feriami w szkole mojego dziecka zaplanowałam razem z nim wyjazd w Alpy. Jest to wyjazd planowany od miesięcy i już jakiś czas temu opłaciłam część kosztów wyjazdu (m.in. koszt transportu oraz hotelu).

...W moim miejscu pracy mam zaplanowany urlop i podpisany wniosek urlopowy, ale ostatnio w związku z otrzymaniem przez mojego pracodawcę dużego zamówienia od zagranicznego kontrahenta, mój pracodawca zasygnalizował mi, iż być może będę musiała przesunąć mój urlop. Czy może się zdarzyć, że pracodawca nie udzieli mi już „udzielonego” urlopu? Czy w takim przypadku mogę liczyć na pokrycie części kosztów wyjazdu przez niego?

Odpowiedź eksperta: W związku z zadanym przez Panią pytaniem dotyczącym kwestii pokrycia kosztów, jakie Pani poniosła przy planowaniu wypoczynku oraz możliwości nie udzielenia Pani urlopu w wyznaczonym terminie, należy zwrócić uwagę na treść zapisu art. 164 § 2 K.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest upoważniony do przesunięcia planowanego urlop pracownika. Jednak warunkiem koniecznym, który umożliwia pracodawcy podjęcie takiego kroku, jest, by potrzeby pracodawcy były "szczególne", a nieobecność pracownika w tym czasie miała poważny wpływ na zakłócenia toku pracy. Należy więc pamiętać, iż przyczynami uzasadniającymi przesunięcie terminu wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego, muszą być okoliczności nadzwyczajne i trudne do przewidzenia w chwili udzielania pracownikowi zgody na urlop. Może budzić kontrowersje przesuwanie terminu urlopu pracownika w przypadku istnienia potrzeb pracodawcy, które nie są na tyle szczególne, żeby wymagały obecności pracownika.

O tym, czy potrzeby są szczególne, takie jak np. usunięcie awarii, wykonanie pewnych prac związanych z usunięciem usterek w obiekcie oddawanym do użytku, przy których nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby zakłócenia toku pracy, czy tez jak to ma miejsce w Pani przypadku konieczność Pani obecności w związku z dużym zamówieniem, zależy wyłącznie od oceny pracodawcy. Pracownik nie ma wpływu na zmianę decyzji pracodawcy w tej kwestii, chociażby jego własna ocena odnośnie potrzeb pracodawcy odbiegała od oceny tego ostatniego.

Decyzja o przesunięciu terminu urlopu może, ale nie musi zawierać nowy termin jego wykorzystania. Może on bowiem zależeć od przyczyny, z powodu której do takiego przesunięcia doszło. W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin, niż określony w planie urlopowym, pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

Z przesunięciem terminu urlopu przez pracodawcę ustawodawca nie wiąże wyraźnie obowiązku zwrotu kosztów, jakie pracownik poniósł przez tę zmianę. Pracodawca powinien korzystać w taki sposób z ustawowo przewidzianej możliwości przesunięcia urlopu, by nie narazić pracownika na straty finansowe.

W przypadku jednak poniesienia przez pracownika kosztów związanych z planowanym w terminie urlopem, pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów, jakie powstały bezpośrednio z przesunięciem terminu urlopu. Obowiązek ów wynika z analogicznego zastosowania art. 167 § 2 K.p., który nakazuje zwrócenie pracownikowi kosztów jakie ten poniósł w związku z odwołaniem go z urlopu, jak również z zasady wyrażonej w art. 117 § 2 K.p., według której pracownik nie może ponosić ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. Tak więc, w Pani przypadku pracodawca może przesunąć termin wykorzystania przez Panią urlopu wypoczynkowego, ale powinien zwrócić Pani poniesione przez Panią koszty związane z zaplanowanym wypoczynkiem