Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Na jaką kwotę możesz liczyć? Sprawdź, jak obliczyć ekwiwalent za urlop.

Nie udało Ci się wykorzystać przysługującego urlopu, a kończy Ci się umowa o pracę? Pracodawca ma obowiązek wypłaty rekompensaty za niewykorzystane dni urlopowe.

Kiedy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za urlop?

Pracownicy nie zawsze mają pewność, czy przysługuje im ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przypomnijmy więc: pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu urlopowego, gdy:

• pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę;
• umowa o pracę została rozwiązana przez pracodawcę, pracownika lub za porozumieniem stron, lub wygasa (w przypadku umowy o pracę na czas określony).

Zobacz, jak wygląda rozwiązywanie umów dotyczących zatrudnienia.

Osoby zatrudnione na umowę o pracę mają prawo do zachowania okresu wypowiedzenia. W związku z tym wiele osób zadaje sobie pytanie: czy w trakcie wypowiedzenia można iść na urlop?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w trakcie okresu wypowiedzenia. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu, jeśli uzna, że obecność zatrudnionego jest niezbędna do utrzymania płynnego toku pracy, a jego absencja mogłaby przyczynić się do znacznych strat dla przedsiębiorstwa. Sytuacja ta dotyczy w szczególności osób zatrudnionych na stanowiskach specjalistycznych czy menedżerskich. Odmowa udzielenia zaległego urlopu pracownikowi znajdującemu się na wypowiedzeniu jest jednoznaczna z obowiązkiem wypłacenia pracownikowi rekompensaty finansowej, czyli ekwiwalentu za urlop.

WAŻNE: Pracownik nie może zrzec się urlopu. Pracodawca nie może więc zaproponować pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia w zamian za to, że zatrudniony zrezygnuje z przysługujących mu dni wolnych. To działanie niezgodne z Kodeksem pracy i poważne naruszenie praw pracowniczych.

Niewykorzystany urlop można odebrać w formie ekwiwalentu wyłącznie w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. W innym przypadku zaległy urlop przechodzi na następny rok.

Sprawdź, ile dni urlopowych przysługuje pracownikowi i od czego to zależy.

Podstawą do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego jest wynagrodzenie pracownika. Dlatego u każdego kwota ta będzie nieco inna w zależności od wysokości pensji oraz wymiaru czasu pracy.

Ekwiwalent a wynagrodzenie urlopowe – czym się różnią?

Choć ekwiwalent i wynagrodzenie urlopowe odnoszą się do prawa pracownika do wypoczynku, dotyczą zupełnie innych sytuacji i są rozliczane na odmiennych zasadach.

Wynagrodzenie urlopowe przysługuje wtedy, gdy pracownik faktycznie korzysta z dni wolnych. Otrzymuje wówczas takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby świadczył pracę. Do obliczeń bierze się zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia, zgodnie z zasadami opisanymi w rozporządzeniu urlopowym. W praktyce oznacza to, że pracownik nie ponosi żadnych strat finansowych z tytułu korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to forma rekompensaty finansowej, która pojawia się dopiero wtedy, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana lub wygasa, a pracownik nie ma już możliwości wykorzystania przysługujących mu dni wolnych. Pracodawca ma w takiej sytuacji obowiązek wypłacić ekwiwalent obliczony zgodnie z obowiązującymi zasadami i współczynnikiem ekwiwalentu.

Podstawa prawna ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zasady obliczania i wypłacania ekwiwalentu urlopowego wynikają bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Kluczowe akty to:

• Kodeks pracy – art. 171 § 1 – określa, że ekwiwalent przysługuje w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu wypoczynkowego.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r – reguluje szczegółowe zasady ustalania ekwiwalentu, w tym sposób wyliczenia współczynnika urlopowego oraz składniki wynagrodzenia brane pod uwagę przy obliczeniach.
• Przepisy dotyczące składek ZUS i podatku dochodowego – potwierdzają, że ekwiwalent stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega wszystkim obowiązkowym obciążeniom (zaliczka PIT oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).

Te regulacje tworzą kompletną podstawę prawną, na której opiera się obowiązek pracodawcy do wypłaty ekwiwalentu oraz metoda jego obliczania.

Zmiany w zasadach ekwiwalentu od 2025 roku

Rok 2025 przyniósł kilka istotnych aktualizacji, o których pracownicy i pracodawcy powinni wiedzieć:

1. Coroczne przeliczenie współczynnika ekwiwalentu

Współczynnik ustala się co roku na nowo, biorąc pod uwagę układ dni wolnych, świąt i dni pracujących.
Dla 2025 r. obowiązuje nowa wartość współczynnika (ustalana na podstawie kalendarza i rozporządzenia urlopowego), co wpływa na wysokość ekwiwalentu.

2. Aktualizacja składek i progów podatkowych

Zmiany w składkach ZUS lub progach podatkowych na 2025 r. mogą wpływać na kwotę netto otrzymanego ekwiwalentu, choć metoda obliczeń brutto pozostaje taka sama.

3. Doprecyzowanie interpretacji dotyczących zmiennych składników wynagrodzenia

W 2025 r. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że do obliczeń należy wliczać wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie, prowizje) wypłacone w okresie poprzedzającym rozwiązanie umowy zgodnie z zasadami rozporządzenia urlopowego — co ogranicza ryzyko błędów po stronie pracodawców.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop – wzór

Szczegółowe informacje o tym, jak wyliczyć rekompensatę pieniężną w związku z nieodebranym urlopem można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Obliczanie ekwiwalentu za urlop nie jest skomplikowane. Można to zrobić samodzielnie. Potrzebne będą takie dane jak:

• wysokość wynagrodzenia pracownika;
• współczynnik ekwiwalentu.

Współczynnik ekwiwalentu to uśredniona miesięczna liczba dni pracujących w danym roku kalendarzowym. W 2022 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92.

Uwaga: Dotyczy to pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jak obliczyć współczynnik ekwiwalentu?

[365 (liczba dni w roku) – 114 (suma dni wolnych i świątecznych)]: 12 (liczba miesięcy w roku) = 20,92

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należy podzielić miesięczne wynagrodzenie (biorąc pod uwagę zarówno składniki stałe, jak i zmienne) przez współczynnik ekwiwalentu obowiązujący w danym roku kalendarzowym.

Otrzymaną liczbę należy podzielić przez dobowy wymiar czasu pracy, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Konkretne przykłady obliczeń ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Przykład 1: Pracownik pełnoetatowy z wynagrodzeniem stałym

Joanna zarabia 4000 zł brutto miesięcznie i ma 7 dni niewykorzystanego urlopu.
Współczynnik ekwiwalentu: 20,92
Dobowy wymiar czasu pracy: 8 godzin
Liczba godzin urlopu: 7 dni × 8 h = 56 godzin

Krok 1. Ustal stawkę dzienną:
4000 zł ÷ 20,92 = 191,20 zł

Krok 2. Ustal stawkę godzinową:
191,20 zł ÷ 8 = 23,90 zł

Krok 3. Policzenie ekwiwalentu:
23,90 zł × 56 = 1338,40 zł brutto

Przykład 2: Praca na 1/2 etatu

W przypadku niepełnego etatu współczynnik ekwiwalentu obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Przykład: Anna pracuje na pół etatu i zarabia 2800 zł brutto.
Współczynnik dla 1/2 etatu: 20,92 ÷ 2 = 10,46

Krok 1. Stawka dzienna:
2800 zł ÷ 10,46 = 267,80 zł

Krok 2. Stawka godzinowa:
267,80 zł ÷ 4 h (dobowy wymiar czasu pracy przy 1/2 etatu) = 66,95 zł

Krok 3. Ekwiwalent:
66,95 zł × 24 h urlopu = 1606,80 zł brutto

Przykład 3: Ekwiwalent wypłacany po odmowie urlopu w okresie wypowiedzenia

Pracownik na pełnym etacie zarabia 5000 zł brutto. Pracodawca odmówił udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia, dlatego należy się ekwiwalent za 3 dni.

Krok 1. Stawka dzienna:
5000 zł ÷ 20,92 = 239,10 zł

Krok 2. Stawka godzinowa:
239,10 zł ÷ 8 = 29,89 zł

Krok 3. Ekwiwalent:
29,89 zł × 24 h = 717,36 zł brutto

Kiedy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za urlop?

W Kodeksie pracy, który jest podstawowym źródłem wiedzy o prawach i obowiązkach pracodawcy oraz pracownika, nie znajdziemy informacji na ten temat. Najczęściej ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest wypłacany w dniu zakończenia stosunku pracy. Dlaczego? Ponieważ do tego momentu pracownik teoretycznie ma możliwość skorzystania z prawa do urlopu.

Dlatego, aby zapobiec sytuacjom, w których pracownik mógłby wysuwać roszczenia w kierunku pracodawcy z tytułu niemożliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego, ekwiwalent zazwyczaj jest wypłacany w ostatnim dniu trwania stosunku pracy.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Czy pracownik może zrzec się ekwiwalentu urlopowego?

Nie. Tak samo jak nie można zrzec się urlopu, nie można zrzec się ekwiwalentu. Pracodawca nie może zaproponować dodatkowego wynagrodzenia w zamian za rezygnację z dni wolnych. Takie działanie byłoby niezgodne z Kodeksem pracy.

Czy ekwiwalent przysługuje także przy umowie na czas określony?

Tak. Ekwiwalent wypłaca się przy każdym rodzaju umowy o pracę — także przy rozwiązaniu umowy na czas określony, jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu do ostatniego dnia zatrudnienia.

Czy można wymienić urlop na ekwiwalent w trakcie trwania umowy?

Nie. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W innym czasie pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop w naturze.

Czy ekwiwalent urlopowy podlega opodatkowaniu i składkom ZUS?

Tak. Pracodawca odprowadza wszystkie obowiązkowe składki oraz zaliczkę na podatek tak samo jak od regularnego wynagrodzenia.

Czy współczynnik ekwiwalentu jest taki sam co roku?

Nie. Współczynnik wylicza się na każdy rok osobno na podstawie liczby dni roboczych. Dlatego jego wartość różni się między latami.

Czy ekwiwalent trzeba wypłacić w dniu zakończenia umowy?

To najczęstsza praktyka. Choć Kodeks pracy nie wskazuje konkretnej daty, wypłata w dniu rozwiązania umowy zabezpiecza pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami.

Czy pracodawca może odmówić wypłaty ekwiwalentu?

Nie, jeśli umowa została rozwiązana, a pracownik nie miał możliwości wykorzystania urlopu. Odmowa byłaby naruszeniem prawa pracy.

Źródła

1. Art. 171 Kodeksu pracy – prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-171Lex SIP 
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. – zasady udzielania urlopu i wypłacania ekwiwalentu https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19970020014ISAP+1