NOWA
HR / Zasoby ludzkie
Asystent / Asystentka Zarządu
Dla naszego Klienta – organizacji o stabilnej pozycji na rynku i wysokich standardach operacyjnych – poszukujemy osoby na stanowisko Asystenta/ki Zarządu.
To samodzielna i wielozadaniowa rola, łącząca zadania administracyjne, organizacyjne i komunikacyjne. Sprawdzi się w niej osoba dobrze zorganizowana, która potrafi sprawnie zarządzać codziennym rytmem pracy biura oraz wspierać kadrę zarządzającą w działaniach operacyjnych i reprezentacyjnych.
Jeśli szukasz pracy, w której nie ma miejsca na rutynę, cenisz sobie odpowiedzialność i bezpośredni wpływ na płynność funkcjonowania organizacji – ta rola może być dla Ciebie.
Zadania:
- Zarządzanie terminarzem jednego z członków Zarządu, planowanie spotkań i nadzorowanie realizacji zadań.
- Kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych.
- Koordynowanie przepływu informacji między Zarządem a zespołami wewnętrznymi i partnerami zewnętrznymi, z zachowaniem wysokich standardów poufności.
- Przygotowywanie dokumentów na potrzeby spotkań Zarządu oraz ich archiwizacja.
- Redagowanie i dystrybucja komunikatów wewnętrznych oraz materiałów legislacyjnych.
- Wprowadzanie i aktualizacja treści w systemach wewnętrznych, w tym korekta i formatowanie dokumentów.
- Wsparcie w przygotowaniu oficjalnych pism i materiałów kierowanych do interesariuszy zewnętrznych.
- Bieżące wsparcie funkcjonowania recepcji i zaplecza administracyjnego biura.
- Obsługa rezerwacji sal konferencyjnych oraz wsparcie w organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych.
- Odbieranie połączeń telefonicznych i zapewnienie profesjonalnej obsługi gości oraz korespondencji.
- Ewidencja, sortowanie i wysyłka dokumentów papierowych i elektronicznych (w tym obsługa przesyłek seryjnych).
- Aktualizacja baz kontaktowych i list mailingowych.
- Wsparcie w zakresie logistyki podróży służbowych oraz prowadzenie prenumeraty prasy.
- Dbanie o bieżące zaopatrzenie biura (artykuły biurowe i spożywcze).
Wymagania:
- Doświadczenie w pracy administracyjnej lub asystenckiej, najlepiej w środowisku korporacyjnym lub organizacji branżowej.
- Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
- Wysoki poziom komunikatywności, rzetelność i dyskrecja.
- Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook i Word.
- Znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym codzienną komunikację.
Oferujemy:
- Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
- Pracę stacjonarną w siedzibie firmy.
- Pracę w zaangażowanym i wspierającym zespole.
Rekrutację prowadzi
Adriana Grędzka
HRK Human Resources & Administation
Zespół HRK Human Resources & Administation specjalizuje się w rekrutacji managerów i specjalistów działów personalnych, payroll oraz administracji. Nasze doświadczenie i szeroka baza kandydatów sprawiają, że proces rekrutacji przebiega szybko i efektywnie.