Co to jest e-teczka? Podstawy prawne, proces wdrożenia

Cyfryzacja kadr to już nie trend, ale realna potrzeba. Zamiast przechowywać segregatory pełne kartek, firmy coraz częściej sięgają po rozwiązania pozwalające zarządzać danymi pracowników w sposób zorganizowany, szybki i zgodny z prawem. Jednym z nich jest e-Teczka – narzędzie, które zmienia sposób przechowywania, przeglądania i udostępniania dokumentów kadrowych. Jak działa? Co zawiera? I co warto wiedzieć przed wdrożeniem?

Czym jest e-teczka i jak działa

E-teczka pracownicza to cyfrowa wersja tradycyjnej teczki osobowej, która umożliwia bezpieczne i uporządkowane gromadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. Jej podstawową funkcją jest zastąpienie papierowych akt pracowników nowoczesnym, wygodnym systemem – bez konieczności przechowywania fizycznych egzemplarzy.

Struktura e-Teczki odpowiada układowi znanemu z wersji papierowej – składa się z części A, B, C oraz fakultatywnej części D i E. Znajdują się w niej m.in. dokumenty rekrutacyjne, umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia lekarskie, potwierdzenia szkoleń czy oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem. Wszystkie dokumenty w e-teczce przechowywane są jako elektroniczne dokumenty lub dokumenty w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami Kodeksu pracy i rozporządzeń.

W odróżnieniu od papierowych akt, e-teczka AMODIT czy e-teczka eFOB działają w ramach zaawansowanych systemów, które automatyzują obieg dokumentów, przypominają o brakach i terminach oraz umożliwiają dostęp do teczki pracownika z poziomu przeglądarki. Pracodawca i pracownik zyskują dzięki temu pełną przejrzystość i dostępność danych – bez konieczności fizycznego kontaktu z dokumentacją.

Podstawy prawne prowadzenia e-teczki

Fundamentem prawnym dla prowadzenia elektronicznej teczki jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku. Umożliwia ono przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej, pod warunkiem zachowania jej integralności, autentyczności i dostępności. Dokumenty w formie elektronicznej muszą być odpowiednio podpisane i zabezpieczone, a system ich przechowywania – zgodny z wymogami technicznymi.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji musi także uwzględniać zasady ochrony danych osobowych określone w RODO. Wszystkie dokumenty w formie cyfrowej powinny być łatwo dostępne na żądanie uprawnionych osób oraz możliwe do odtworzenia przez cały okres ich przechowywania.

Proces wdrożenia e-teczki w organizacji

Wdrożenie e-teczki pracowniczej odbywa się w kilku uporządkowanych etapach, które zapewniają zgodność z przepisami i sprawne przejście na dokumentację cyfrową.

1. Analiza dokumentacji kadrowej – wstępne rozpoznanie zasobów i przygotowanie planu digitalizacji.
2. Digitalizacja i skanowanie – przekształcenie dokumentów papierowych w dokumenty w formie cyfrowej, zgodnie z wytycznymi prawa pracy.
3. Nadanie podpisów cyfrowych – opatrzenie plików kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią.
4. Wdrożenie systemu – uruchomienie rozwiązania, np. e-teczka AMODIT, e-teczka eFOB lub innego systemu informatycznego e-Teczka obsługującego elektroniczny obieg dokumentów.
5. Konfiguracja systemu i nadanie uprawnień – określenie struktury danych, ról użytkowników i zasad zarządzania dokumentami.
6. Szkolenie pracowników – przygotowanie zespołu do korzystania z nowego systemu.
7. Rozpoczęcie pracy z e-teczką – bieżące prowadzenie dokumentacji pracowniczej i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.

Zmiana formy dokumentacji z papierowej na elektroniczną jest możliwa po spełnieniu określonych wymagań technicznych i organizacyjnych, takich jak odpowiednie procedury dostępu, archiwizacji i bezpieczeństwa danych.
Nowoczesne rozwiązania, takie jak teczka pracownika eFOB czy inteligentna eTeczka Pracownika, umożliwiają pełne przejście na dokumentację cyfrową oraz automatyzację procesów kadrowych.

Technologie wspierające e-teczkę

Wdrożenie e-teczki wspierają nowoczesne technologie, które usprawniają digitalizację, podpisywanie i codzienne zarządzanie dokumentacją kadrową. Co się do nich zalicza?

• Kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna – umożliwiają bezpieczne i zgodne z prawem podpisywanie dokumentów pracowniczych w wersji cyfrowej.
• OCR i automatyczna klasyfikacja – przyspieszają digitalizację dokumentów i pozwalają przypisywać pliki do właściwych teczek osobowych.
• Sztuczna inteligencja – automatyzuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą, wspiera kontrolę kompletności danych i porządkuje dokumenty w systemie informatycznym.

Systemy informatyczne do obsługi e-teczki

Nowoczesne rozwiązania do obsługi e-teczki integrują się z systemami kadrowo-płacowymi i platformami HR, co umożliwia płynne przekazywanie danych i automatyzację procesów związanych z zatrudnieniem. Wbudowane moduły DMS i workflow wspierają digitalizację dokumentacji pracowniczej, jej obieg oraz kontrolę wersji. Systemy te obsługują zarówno zeskanowane akta, jak i dokumenty typu „born digital”, czyli tworzone od początku w wersji cyfrowej.

Dane przechowywane są w bezpiecznym środowisku chmurowym, co zapewnia dostępność, skalowalność i ochronę informacji. Całość tworzy spójny system do zarządzania dokumentacją personalną – od jej powstania aż po archiwizację.

Funkcjonalności e-teczki dla pracodawcy i pracownika

Nowoczesny system informatyczny e-Teczka zapewnia pełen dostęp do elektronicznej dokumentacji pracowniczej z dowolnego miejsca i o każdej porze. Pracownik może samodzielnie przeglądać swoje dokumenty przez portal pracownika, bez konieczności kontaktu z działem kadr. Dla pracodawcy oznacza to oszczędność czasu i sprawniejsze prowadzenie akt osobowych.

Rozwiązania, takie jak e-teczka AMODIT czy teczka pracownika eFOB, oferują automatyczne powiadomienia o brakujących dokumentach, kończących się terminach oraz gotowe moduły raportów. Ułatwiają również obsługę dokumentacji pracowniczej i kontrolę zgodności z przepisami. Wdrożenie elektronicznych akt pozwala więc zarówno na wygodne prowadzenie elektronicznej dokumentacji, jak i na bezpieczne przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym.

Korzyści z wdrożenia e-teczki

Wdrożenie e-teczki przynosi firmie szereg praktycznych korzyści – zarówno organizacyjnych, jak i finansowych. Jakie są najważniejsze z nich?

• Redukcja kosztów i oszczędność przestrzeni – brak papierowych teczek akt osobowych oznacza niższe koszty przechowywania akt pracowników i więcej miejsca w biurze.
• Sprawniejszy obieg dokumentów i łatwy dostęp – dokumenty związane z zatrudnieniem oraz dokumenty w formie skanów są dostępne natychmiast z każdego miejsca.
• Większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – system dba o kontrolę dostępu i poprawne przechowywanie akt osobowych zgodnie z obowiązującym prawem.

Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych

Systemy do zarządzania dokumentami umożliwiają długoterminową archiwizację dokumentów cyfrowych w zgodzie z przepisami dotyczącymi aktu pracowniczego. Przechowywane dane są chronione certyfikatami zgodności i zabezpieczeniami spełniającymi wymagania RODO. Rozwiązania te wspierają także dodawanie dokumentów, ich automatyczny odczyt oraz bezpieczny dostęp przez portal pracownika. W razie potrzeby możliwy jest również wydruk elektronicznych akt w wymaganym formacie.

Outsourcing prowadzenia e-teczek

Zewnętrzna obsługa e-teczek to dobre rozwiązanie dla firm, które chcą zyskać czas, ograniczyć ryzyko błędów i zapewnić zgodność z przepisami RODO. Zakres usług obejmuje m.in. archiwizację, podpisywanie dokumentów kwalifikowaną pieczęcią, prowadzenie akt zgodnie z przepisami oraz dostęp do funkcji takich jak inteligentna wyszukiwarka.

Profesjonalne podmioty dysponują certyfikatem zgodności z Kodeksem pracy, co daje gwarancję bezpieczeństwa i rzetelności. Dla działów HR to przede wszystkim redukcja kosztów archiwizacji dokumentów, ale i pełne wsparcie w codziennej pracy z dokumentacją pracowniczą.

Przykładowe systemy wspierające e-teczkę

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które usprawniają prowadzenie cyfrowej dokumentacji pracowniczej i zarządzanie nią zgodnie z obowiązującym prawem. Wśród nich wymienić można:

• enova365 – zintegrowany system ERP umożliwiający prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, zarządzanie kadrami i obsługę procesów HR w jednym środowisku;
• Symfonia eTeczka – rozwiązanie dedykowane do przechowywania dokumentów osobowych i automatyzacji zadań kadrowych, z funkcją szybkiego dostępu do danych;
• AMODIT e-Teczka – rozbudowany system z modułem elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalający tworzyć, zatwierdzać i archiwizować akta w sposób zgodny z przepisami;
• eFOB eTeczka – nowoczesna platforma do zarządzania dokumentami pracowników z funkcją przypomnień, raportów i zdalnego dostępu.

Każde z tych narzędzi wspiera bezpieczne dokumenty w systemie informatycznym i zapewnia pełną zgodność z RODO. Wybór konkretnego rozwiązania warto dostosować do wielkości firmy, procesów kadrowych i oczekiwań działu HR.

Wdrożenie e-teczki to krok w stronę nowoczesnego, zgodnego z prawem i znacznie bardziej efektywnego zarządzania dokumentacją pracowniczą – zarówno z perspektywy działu HR, jak i całej organizacji.

 

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).
  Dostęp: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).
  Dostęp: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001000
• Ministerstwo Cyfryzacji, Cyfrowa administracja i usługi publiczne, gov.pl, dostęp: 2025.
  Dostęp: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/cyfrowa-administracja-i-uslugi-publiczne