HRIS – co to jest i czym się różni od systemu ERP?

HRIS i ERP to dwa pojęcia, które coraz częściej pojawiają się w kontekście zarządzania firmą i procesami kadrowymi. Choć oba odnoszą się do systemów wspierających działalność przedsiębiorstwa, ich przeznaczenie i funkcjonalność znacząco się różnią. Jeden porządkuje dane o pracownikach, drugi integruje kluczowe obszary operacyjne. Jak działają w praktyce? Gdzie się uzupełniają? Sprawdź, które z tych rozwiązań rzeczywiście odpowiada na potrzeby Twojej organizacji.

Czym jest system HRIS?

HRIS (ang. Human Resource Information System) to system informatyczny służący do kompleksowego zarządzania danymi i procesami działu kadr i HR. Mówiąc prościej, jest to oprogramowanie, które pomaga firmie w obsłudze wszystkich spraw związanych z pracownikami – od rekrutacji, przez administrację kadrowo-płacową, po oceny pracownicze i rozwój.

Nowoczesne systemy HRIS często oferują również funkcje samoobsługowe (self-service) dla pracowników i menedżerów – np. możliwość składania wniosków urlopowych online czy wgląd w swoje paski płacowe.

Moduły i funkcje HRIS

W ramach HRIS zazwyczaj dostępne są moduły odpowiadające różnym funkcjom działu HR. Co się do nich zalicza?

• Rekrutacja i selekcja – system ATS (Applicant Tracking System) do zarządzania procesem rekrutacji, publikowania ofert i selekcji kandydatów.
• Ewidencja pracowników i administracja kadrowa – centralna baza danych personalnych, w której przechowywane są informacje o pracownikach (dane osobowe, historia zatrudnienia, umowy, kwalifikacje itp.).
• Płace i świadczenia – moduł naliczania wynagrodzeń (payroll) wraz z obsługą podatków, składek ZUS, benefitów pracowniczych itp.
• Urlopy i czas pracy – narzędzia do zarządzania czasem pracy, grafikiem oraz nieobecnościami.
• Oceny okresowe i rozwój pracowników – moduły wspierające przeprowadzanie ocen pracowniczych, badania 360° czy wyznaczanie celów (MBO/OKR).
• Szkolenia i e-learning – pozwalają zarządzać planem szkoleń, zapisami na kursy, a nawet prowadzić szkolenia online dla pracowników.

Oczywiście zakres funkcji HRIS można dopasować do potrzeb – mniejsze firmy korzystają tylko z podstawowego modułu kadrowo-płacowego, podczas gdy większe organizacje wdrażają pełen pakiet modułów HRIS, który obejmuje cały cykl życia pracownika w firmie.

Czym jest system ERP?

ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to z kolei system informatyczny do planowania i zarządzania zasobami całego przedsiębiorstwa. W odróżnieniu od HRIS, który koncentruje się na obszarze personalnym, system ERP integruje większość kluczowych funkcji biznesowych w jednym rozwiązaniu. Według definicji Głównego Urzędu Statystycznego, ERP to system składający się z modułów integrujących informacje i działania firmy na wszystkich szczeblach zarządzania​.

Typowe systemy ERP łączą takie obszary jak: planowanie produkcji, zaopatrzenie, gospodarka magazynowa, sprzedaż i marketing, relacje z klientami (CRM), finanse i księgowość oraz zarządzanie personelem​. Dzięki temu wszystkie działy w firmie mogą korzystać ze wspólnej bazy danych.

Moduły i funkcje ERP

System ERP jest zwykle zbiorem zintegrowanych aplikacji, z których każda odpowiada za inny obszar działalności. Jakie są przykładowe moduły w systemie ERP?

• Finanse i księgowość – prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia z kontrahentami, analiza kosztów i przychodów, generowanie sprawozdań finansowych.
• Logistyka i zaopatrzenie – zarządzanie łańcuchem dostaw, gospodarką magazynową, zamówieniami do dostawców, kontrolą stanów magazynowych.
• Sprzedaż i CRM – obsługa zamówień klientów, fakturowanie, zarządzanie relacjami z klientami, prognozowanie sprzedaży.
• Produkcja/Operacje – planowanie produkcji lub realizacji usług, harmonogramowanie zadań, zarządzanie zasobami produkcyjnymi, monitorowanie realizacji zleceń.

Warto podkreślić, że ERP to rozwiązanie bardziej rozległe niż HRIS – obejmuje całe przedsiębiorstwo.

Różnice między HRIS a ERP

Mimo że zarówno HRIS, jak i ERP są systemami wspierającymi zarządzanie, różnią się zakresem, przeznaczeniem oraz użytkownikami.

Zakres funkcjonalny

HRIS jest systemem wyspecjalizowanym, skupionym na obszarze zarządzania kapitałem ludzkim. Oferuje głęboką funkcjonalność w zakresie HR (kadry, płace, rekrutacja, rozwój pracowników itp.), ale nie obsługuje innych dziedzin biznesu.

Z kolei ERP to system zintegrowany o szerokim zakresie, obejmujący wiele działów firmy – od finansów po logistykę – w tym często moduł HR jako jedną z części. ERP zapewnia szeroki obraz całego przedsiębiorstwa, podczas gdy HRIS zagłębia się w szczegóły zarządzania personelem.

Użytkownicy i odbiorcy

HRIS jest narzędziem przede wszystkim dla działu HR oraz menedżerów zarządzających zespołami. Pracownicy działu personalnego korzystają z HRIS na co dzień do realizacji swoich zadań, a pozostali pracownicy mogą używać go np. składanie wniosków czy aktualizacji danych osobowych.

ERP natomiast jest używany przekrojowo przez różne działy – księgowość, logistyka, sprzedaż, produkcja, a także HR. Jest to rozwiązanie dla całej organizacji, często obsługiwane przez wielu specjalistów z różnych obszarów.

Integracja danych

W HRIS wszystkie moduły dotyczą danych pracowniczych, natomiast w ERP mamy wspólną bazę danych dla różnych działów. Przykładowo, w systemie ERP informacja o nowym zleceniu produkcyjnym może automatycznie wygenerować zapotrzebowanie na surowce w module zaopatrzenia i uaktualnić plan zatrudnienia w module HR.

W HRIS takich powiązań z innymi obszarami nie ma – integracje dotyczą głównie komunikacji z ERP (np. przekazanie danych o listach płac do modułu finansowego) lub z innymi narzędziami HR (np. integracja z platformą rekrutacyjną).

Implementacja i koszty

Wdrożenie pełnego systemu ERP to zwykle duże przedsięwzięcie – kosztowne, czasochłonne i wymagające zaangażowania wielu działów. ERP zmienia sposób pracy całej organizacji, dlatego wdrożenia trwają miesiącami lub latami.

HRIS, wdrażany jako pojedynczy system dla działu HR, może być łatwiejszy i szybszy do zaimplementowania (zwłaszcza w modelu chmurowym). Z drugiej strony, jeśli HRIS wprowadzany jest niezależnie, wymaga integracji z istniejącym oprogramowaniem.

Wykorzystanie systemów HRIS i ERP w polskich firmach

Mimo oczywistych korzyści, systemy ERP wciąż nie są standardem w polskich firmach. Jak pokazują dane GUS, w 2019 roku korzystało z nich tylko 28,5% przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 10 osób – to mniej niż jedna trzecia firm. Dla porównania, średnia unijna była wyraźnie wyższa, a Polska zajęła szóste miejsce od końca w europejskim rankingu wdrożeń ERP.

Zależność od wielkości firmy jest wyraźna: zintegrowane systemy stosuje 87,3% dużych organizacji, około 54% średnich i zaledwie 21% małych.

Podobnie wygląda sytuacja z systemami HR. Choć niemal każda firma musi obsługiwać kadry i płace, w wielu przypadkach kończy się to na prostych modułach w systemach FK. Zaawansowane HRIS-y wciąż należą do rzadkości – według badania Pracuj Ventures, aż 1 na 5 firm w Polsce nie korzysta z żadnego systemu wspierającego pracę działu HR. Mimo to rośnie zainteresowanie technologiami dla HR – aż 81% firm planuje w najbliższych dwóch latach inwestycje w tym obszarze.

To pokazuje, że choć wiele organizacji dopiero nadrabia technologiczne zaległości, kierunek zmian jest już wyraźnie wytyczony. Inwestycje w nowoczesne systemy to w końcu realna przewaga konkurencyjna.

 

Źródła:

1. GUS – Słownik pojęć (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa)​.
   stat.gov.pl​
2. ITwiz – Systemy ERP w polskich firmach (dane GUS)​.
   itwiz.pl
3. Raport „Zmiany w polskim HR okiem HR-owców” (Pracuj Ventures & Grupa Pracuj 2023)​.
   media.pracuj.pl
4. Biuro prasowe SAP Polska – informacja o planach inwestycji w HCM​.
   news.sap.com
5. hrk.pl