Wyjazdy służbowe – czym są i jak rozliczać delegację pracownika?

Mimo postępującej informatyzacji procesów biznesowych w wielu branżach bezpośredni kontakt z klientem wciąż odgrywa kluczową rolę. Wyjazdy służbowe to codzienność nie tylko przedstawicieli handlowych, ale także account managerów, kontrolerów czy spedytorów.

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi w delegacji nocleg i dietę? Czy osoba zatrudniona na umowę o pracę może odmówić wyjazdu służbowego, a jeśli tak, to w jakich przypadkach? Sprawdź!

Co to jest delegacja?

Delegacja to inaczej wyjazd służbowy, na który może zostać skierowana osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. W Kodeksie pracy nie znajdziemy dokładnej definicji, czym jest delegacja. Nie oznacza to jednak, że podróże służbowe nie podlegają regulacjom prawnym. W artykule 77 (5)§ 1 Kodeksu pracy możemy znaleźć informację, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (zarówno na terenie kraju, jak i za granicą) w trakcie wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę w miejscu i czasie przez niego wskazanym przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z pełnieniem obowiązków służbowych. Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów m.in.:

• diety;
• noclegów;
• dojazdów i przejazdów;
• innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do realizacji zadań w miejscu wykonywania obowiązków służbowych.

Wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Jeśli delegacja trwa mniej niż 8 godzin, pracownikowi nie przysługuje dieta. Od 8 do 12 godzin pracownik może liczyć na połowę diety. Dopiero jeżeli podróż służbowa trwa więcej niż 12 godzin, pracownik może otrzymać pełną dietę.

Delegacja a podróż służbowa – najważniejsze różnice

W języku potocznym oba pojęcia używa się zamiennie, ale tylko podróż służbowa ma definicję w Kodeksie pracy i rodzi konkretne prawa pracownika. Delegacja to określenie zwyczajowe, natomiast podróż służbowa oznacza wykonywanie zadania poza miejscem pracy na polecenie pracodawcy (art. 77⁵ §1 KP). To właśnie podróż służbowa zapewnia pracownikowi dietę, nocleg i zwrot kosztów. Najprościej: delegacja to potoczna nazwa, a podróż służbowa to pojęcie prawne wywołujące obowiązki finansowe pracodawcy.

Koszty, diety i zasady rozliczeń w delegacji

Rozliczenie delegacji to jeden z najistotniejszych elementów całego procesu – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Zasady zwrotu kosztów wynikają z art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczącego należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej.

Diety krajowe – ile wynoszą?

Dieta ma pokrywać zwiększone koszty wyżywienia pracownika w delegacji. Od 1 stycznia 2023 r. dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Przysługuje w wysokości:

• 50% diety – podróż od 8 do 12 godzin,
• 100% diety – podróż trwająca ponad 12 godzin,
• Brak diety – jeśli delegacja trwa krócej niż 8 godzin.

Diety zagraniczne – ile wynoszą?

Wysokość diet zależy od państwa docelowego i jest określona w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo:

• Niemcy – 49 euro,
• Francja – 55 euro,
• Wielka Brytania – 35 GBP,
• USA – od 59 do 88 USD (w zależności od stanu).

Dieta zagraniczna jest naliczana za każdy rozpoczęty dzień podróży.

Koszty noclegu

Pracownik może rozliczyć nocleg na dwa sposoby:

1. Na podstawie faktury – zwrot kosztów w wysokości przedstawionej na dokumencie, chyba że pracodawca wprowadził limity.
2. Ryczałt za nocleg – 150% diety krajowej (czyli 67,50 zł), gdy pracownik nie ma faktury i nie zapewniono mu noclegu.

W delegacji zagranicznej limit noclegu wynika z rozporządzenia dla danego państwa.

Koszty dojazdu i przejazdu

Do rozliczenia kwalifikują się m.in.:

• bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze,
• opłaty za autostrady i parkingi,
• przejazdy komunikacją miejską (ryczałt 20% diety krajowej – 9 zł za każdą rozpoczętą dobę).

Kilometrówka w delegacji

Jeśli pracownik używa prywatnego pojazdu do celów służbowych, może rozliczyć koszty według stawek za 1 km przebiegu:

• samochód do 900 cm³ – 0,89 zł/km,
• samochód powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
• motocykl – 0,69 zł/km,
• motorower – 0,42 zł/km.

Warunkiem jest zgoda pracodawcy na użycie pojazdu w delegacji.

Delegacje zagraniczne – najważniejsze zasady

Wyjazdy służbowe za granicę wymagają dodatkowych formalności – pracownik musi posiadać ważny paszport, ewentualną wizę oraz, w razie potrzeby, zezwolenie na pracę. Diety zagraniczne rozlicza się według stawek określonych dla danego kraju, a koszty poniesione w walutach obcych przelicza się najczęściej po średnim kursie NBP.

Pracodawca powinien również zadbać o odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne lub polisę obejmującą pobyt zagraniczny. Przy dłuższych wyjazdach konieczna może być analiza lokalnych przepisów podatkowych, zwłaszcza gdy pobyt wpływa na obowiązek podatkowy pracownika.

Kiedy należy rozliczyć delegację?

Obowiązek rozliczenia podróży służbowej wynika z art. 77⁵ Kodeksu pracy, który gwarantuje pracownikowi zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadania poza miejscem pracy. Na podstawie tego przepisu pracownik ma 14 dni na złożenie rozliczenia wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki, takimi jak faktury, bilety czy rachunki.

Jeśli pracodawca wypłacił zaliczkę, dopłaca różnicę, gdy koszty okazały się wyższe, a w przypadku niewykorzystanych środków pracownik jest zobowiązany zwrócić pozostałą część. Taki tryb rozliczenia wynika bezpośrednio z przepisów o podróżach służbowych i stanowi obowiązujący standard dokumentacyjny w relacji pracownik–pracodawc

Jakie dokumenty są niezbędne do rozliczenia?

Aby prawidłowo rozliczyć delegację, pracownik powinien dostarczyć:

• polecenie wyjazdu,
• zaświadczenia i bilety,
• faktury i rachunki,
• oświadczenia dotyczące wydatków nieudokumentowanych,
• informację o zaliczce.

Pracownik ma 14 dni na złożenie rozliczenia po zakończeniu delegacji.

Czym jest polecenie wyjazdu i jakie informacje powinno zawierać?

W świetle prawa pracodawca nie ma obowiązku dostarczenia polecenia wyjazdu pracownikowi w formie pisemnej. Sporządzenie takiego dokumentu leży jednak w jego interesie. Dysponując pisemnym poleceniem, może potwierdzić, że delegacja się odbyła i na tej podstawie rozliczyć koszty diety, dojazdów czy noclegów. W poleceniu wyjazdu służbowego należy zawrzeć takie informacje jak:

• dane pracownika odbywającego podróż;
• datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
• cel delegacji;
• miejsce wykonywania obowiązków służbowych;
• informację o środkach transportu wykorzystanych w celu dotarcia na miejsce pełnienia obowiązków;
• kwotę zaliczki wpłaconej na pokrycie wydatków w trakcie odbywania podróży,
• odręczny podpis pracodawcy.

Do polecania wyjazdu pracodawca może także dołączyć dokument służący do zapisywania informacji o kosztach poniesionych przez pracownika w trakcie delegacji. W szczególnych wypadkach stosuje się także dokument stwierdzający odbycie podróży służbowej wystawiany przez osoby do tego upoważnione w miejscu świadczenia pracy wskazanym przez pracodawcę.

Pracodawca może przedstawić pracownikowi polecenie wyjazdu w dowolnym momencie. Oczywiście wiele zależy od charakteru działalności i celu podróży. Wiele delegacji służbowych jest planowanych z kilkutygodniowym, a nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

WZÓR POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO (DELEGACJA)
 Nr: ………………………………………….
Data wystawienia: ………………………………

1. Dane pracownika

Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………….
Stanowisko: …………………………………………………………………………………
Dział/komórka organizacyjna: ……………………………………………………

2. Cel podróży służbowej

…………………………………………………………………………………………………..
(np. spotkanie z klientem, szkolenie, odbiór dokumentów, prezentacja produktu)

3. Miejsce wykonywania zadania

Miejscowość / kraj: ……………………………………………………………………..
Adres (opcjonalnie): …………………………………………………………………….

4. Termin podróży

Data i godzina wyjazdu: ……………………………………………………
Data i godzina powrotu: ……………………………………………………

5. Środek transportu

☐ samochód służbowy
☐ samochód prywatny (kilometrówka)
☐ pociąg
☐ autobus
☐ samolot
☐ inny środek transportu: …………………………………………………..

6. Zaliczka na delegację

☐ Tak – kwota: ………………………………………. PLN
☐ Nie

7. Noclegi

☐ Organizowane przez pracodawcę
☐ Pracownik organizuje samodzielnie (za zwrotem kosztów)
☐ Nie dotyczy

8. Inne koszty przewidziane podczas delegacji

…………………………………………………………………………………………………..
(np. opłaty konferencyjne, parkingi, przejazdy lokalne)

9. Uwagi dodatkowe

…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..

10. Podpisy

Podpis osoby zlecającej: ………………………………………………………..
Podpis pracownika: ………………………………………………………………………..

Odmowa wyjazdu przez pracownika

Wobec pracownika, który odmówi wyjazdu w delegację, mogą zostać wyciągnięte odpowiednie konsekwencje: upomnienie, nagana, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.

Zgodnie z Kodeksem pracy prawo do odmowy wyjazdu w delegację przysługuje:

• kobietom w ciąży;
• pracownikom opiekującym się dziećmi do 4. roku życia.

Kodeks pracy daje prawo odmowy odbycia podróży służbowej wyżej wymienionym osobom, ale nie zabrania im wzięcia udziału w delegacji. Jeżeli więc pracownik wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej, powinien podpisać stosowny dokument i przedłożyć go pracodawcy. W wyżej określonych przypadkach pisemną zgodę należy przedstawić przed każdą podróżą służbową. Dzięki temu pracodawca nie zostanie pociągnięty do odpowiedzialności np. w przypadku kontroli z Państwowego Urzędu Pracy.

Długość trwania wyjazdu służbowego

Kodeks pracy nie określa, ile może trwać podróż służbowa. Decyzja ta należy więc do pracodawcy. Czas trwania delegacji zależy od wielu czynników. Przede wszystkim: odległości od miejsca wykonywania pracy. Określając czas trwania delegacji, należy wziąć także pod uwagę cel podróży, którym m

oże być np. podpisanie umowy z klientem, udział w szkoleniu lub prezentacja produktu. Pracodawca nie musi uwzględniać prywatnych planów pracownika czy dodatkowych form zarobkowania. Jedynym ograniczeniem jest prawo do odpoczynku zagwarantowane w Kodeksie pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę , ma prawo do przynajmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Źródła:

1. Kodeks pracy – art. 77⁵ (podróż służbowa, dieta, zwrot kosztów) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. – należności z tytułu podróży służbowej https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20130000167/U/D20130167Lj.pdf
3. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury – stawki kilometrówki (kilometry prywatnym autem) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20022121718/O/D20021718.pdf