100 lokalizacji i 90 tys. dokumentów w jednym cyfrowym środowisku. Wdrożenie DigiTeczki w ogólnopolskiej sieci handlowej zatrudniającej 1 800 pracowników

Jak ujednolicić zarządzanie dokumentacją pracowniczą w 95 sklepach, czterech magazynach regionalnych i centrali? Wdrożenie DigiTeczki pozwoliło ogólnopolskiej sieci handlowej ograniczyć pracę administracyjną HR o 68%, odzyskać 2 856 godzin rocznie oraz skrócić przygotowanie dokumentacji do audytu z ośmiu godzin do 25 minut.

Klient

Klientem HRK była ogólnopolska sieć handlowa zatrudniająca około 1 800 pracowników. Organizacja prowadziła działalność w 95 sklepach detalicznych i czterech magazynach regionalnych oraz posiadała centralę odpowiedzialną za koordynację procesów biznesowych.

Rozproszona struktura działalności, duża liczba zmian personalnych i specyfika branży retail powodowały, że dokumentacja pracownicza wymagała częstego aktualizowania. Każdego roku zmieniało się około 40% dokumentacji, a zespół HR zarządzał łącznie ponad 90 tys. dokumentów.

Wyzwanie: różne lokalizacje, różne praktyki

Przed wdrożeniem dokumentacja pracownicza była przechowywana lokalnie – w sklepach, magazynach i centrali. Poszczególne jednostki stosowały częściowo odmienne sposoby archiwizowania, oznaczania i przekazywania dokumentów.

• Ponad 90 tys. dokumentów w 100 lokalizacjach
• Brak jednego centralnego repozytorium
• Różnice w archiwizowaniu dokumentów
• Wysoka liczba zmian kadrowych i aktualizacji akt
• Zależność procesów od wiedzy pracowników lokalnych
• Utrudniona kontrola kompletności akt i nadanych dostępów

Przygotowanie dokumentów do audytu zajmowało około ośmiu godzin. Utrzymanie dotychczasowego modelu przy dalszym rozwoju sieci oznaczałoby rosnące nakłady administracyjne oraz większe ryzyko stosowania niespójnych standardów.

Cel: jeden standard dla całej sieci

Ze względu na skalę działalności oraz wysoką dynamikę procesów kadrowych organizacja potrzebowała rozwiązania zapewniającego efektywne i spójne zarządzanie dokumentacją pracowniczą

• Utworzenie centralnego repozytorium dla całej organizacji
• Ujednolicenie standardów zarządzania  dokumentacją
• Ograniczenie obciążenia administracyjnego HR
• Usprawnienie obsługi zmian i zapytań kadrowych
• Zwiększenie kontroli nad kompletnością dokumentów
• Zapewnienie stałej gotowości do audytów i kontroli

Ważnym warunkiem było przeprowadzenie projektu było zapewnienie ciągłości funkcjonowania sklepów, magazynów i centrali bez negatywnego wpływu na bieżące procesy operacyjne.

Rozwiązanie: DigiTeczka powered by HRK & LOGITO

Model współpracy obejmował wdrożenie rozwiązania technologicznego, standaryzację procesów zarządzania dokumentacją pracownicząnoraz przejęcie przez HRK uzgodnionego zakresu procesów związanych z jej bieżącą obsługą.

• Analiza dotychczasowego obiegu dokumentów i praktyk stosowanych w poszczególnych lokalizacjach.
• Digitalizacja ponad 90 tys. dokumentów, OCR, klasyfikacja, indeksowanie oraz wieloetapową kontrola jakości.
• Konfiguracja elektronicznych akt osobowych, w tym struktury dokumentacji, ról użytkowników, uprawnień oraz polityk dostępu.
• Integracja DigiTeczki z systemem kadrowo-płacowym zapewniająca synchronizację danych pracowniczych i spójność informacji między systemami.
• Przejęcie przez ekspertów HRK uzgodnionych procesów dotyczących nowych dokumentów, kompletności akt i wsparcia audytowego.

Sześć miesięcy transformacji

Pierwsze dwa miesiące przeznaczono na analizę procesów, przygotowanie dokumentacji oraz zaprojektowanie docelowego modelu zarządzania dokumentacją.

W kolejnych trzech miesiącach przeprowadzono digitalizację akt oraz migrację danych do nowego środowiska. Ostatni miesiąc objął uruchomienie DigiTeczki, integrację z systemem kadrowo-płacowym i wdrożenie docelowego modelu operacyjnego.

Etapowe podejście umożliwiło zachowanie ciągłości działania wszystkich jednostek organizacji, ograniczenie ryzyka operacyjnego oraz płynne przejście do nowego, modelu zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Efekty wdrożenia

Wskaźnik	Przed wdrożeniem	Po wdrożeniu
Dokumentacja objęta projektem dostępna online	0%	100%
Dostęp do dokumentów	lokalny	centralne repozytorium online
Czas przygotowania dokumentacji do audytu	ok. 8 godzin	ok. 25 minut
Roczny nakład pracy HR związany z dokumentacją	4 200 godzin	1 344 godziny
Gotowość audytowa	okresowa	ciągła
Redukcja pracy administracyjnej	–	68%

2 856 godzin odzyskanych przez HR

Przed wdrożeniem obsługa dokumentacji, zmian kadrowych, zapytań oraz audytów wymagała około 4 200 godzin pracy rocznie. Po uruchomieniu nowego modelu nakład ten zmniejszył się do 1 344 godzin.

Organizacja odzyskała 2 856 godzin pracy HR rocznie – równowartość niemal dwóch pełnych etatów przeznaczanych wcześniej na zadania administracyjne.

Obszar	Przed	Po	Redukcja
Obsługa dokumentacji	3 000 h	960 h	68%
Zmiany i zapytania kadrowe	800 h	280 h	65%
Audyty i kontrole	400 h	104 h	74%
Łącznie	4 200 h	1 344 h	68%

Dokumentacja do audytu w 25 minut

Przed wdrożeniem rozwiązania przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytu wymagało koordynacji działań wielu lokalizacji, ręcznego wyszukiwania dokumentów oraz zaangażowania kilku pracowników HR. Cały proces zajmował średnio około ośmiu godzin.

Po wdrożeniu DigiTeczki potrzebne dokumenty są dostępne w jednym, centralnym repozytorium, co pozwala przygotować kompletny zestaw materiałów audytowych w około 25 minut. Oznacza to skrócenie czasu realizacji procesu o 95% oraz osiągnięcie stałej gotowości do audytów i kontroli.

Jeden model obsługi w całej organizacji

1. 100% dokumentacji objętej projektem dostępnej online
2. jedno repozytorium dla 100 lokalizacji
3. jednolite zasady klasyfikowania i przetwarzania dokumentów
4. szybsza obsługa zmian oraz zapytań kadrowych
5. większa kontrola nad kompletnością akt
6. pełna identyfikowalność wykonywanych operacji
7. ciągła gotowość do audytów i kontroli

Największym wyzwaniem projektu było ujednolicenie procesów funkcjonujących wcześniej w blisko 100 jednostkach organizacyjnych. Kluczowe znaczenie miały analiza lokalnych praktyk, wspólny model klasyfikacji dokumentów, przegląd akt, walidacja danych, testy integracyjne oraz przygotowanie użytkowników do pracy w nowym środowisku.

Sprawdź, jak DigiTeczka pomaga scentralizować dokumentację pracowniczą, ujednolicić procesy i zwiększyć efektywność pracy zespołów HR.