Koordynator/ka Biura

Zadania:

• Planowanie i organizowanie spotkań – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym przesyłek kurierskich i pocztowych), wraz z jej ewidencją i archiwizacją.
• Wsparcie w organizacji podróży służbowych – rezerwacje biletów, hoteli, rozliczenia.
• Zarządzanie kalendarzem Zarządu oraz prowadzenie grafiku obecności pracowników.
• Przygotowywanie, edycja i archiwizacja dokumentów – elektronicznie i papierowo.
• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura – nadzór nad materiałami biurowymi, rejestrami sprzętu IT, flotą samochodową i pakietami medycznymi.
• Tworzenie oraz aktualizacja rejestrów umów i dokumentów.
• Wprowadzanie i porządkowanie dokumentów księgowych.
• Obsługa firmowych kart płatniczych oraz rozliczeń.
• Kontakt z dostawcami i kontrahentami – w zakresie umów, terminów, reklamacji itp.

Wymagania:

• Doświadczenie zawodowe w zakresie administracji biurowej – mile widziane wcześniejsze zatrudnienie w środowisku międzynarodowym.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację zarówno w mowie, jak i piśmie – warunek konieczny.
• Biegłość w obsłudze narzędzi biurowych, w szczególności pakietu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), programów Adobe oraz sprawne poruszanie się po internecie.
• Samodzielność i dobra organizacja pracy – potrafisz planować zadania, ustalać priorytety i działać z inicjatywą, nie czekając na szczegółowe instrukcje.
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista – ważna w kontaktach z zespołem, partnerami zewnętrznymi oraz interesariuszami organizacji.
• Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność – zarówno w codziennej pracy administracyjnej, jak i w prowadzeniu dokumentacji.
• Elastyczność i gotowość do podejmowania nowych wyzwań, również w dynamicznie zmieniającym się środowisku.
• Gotowość do okazjonalnych wyjazdów służbowych – będzie dodatkowym atutem.

Nasz Klient oferuje:

• Pracę w środowisku o międzynarodowym zasięgu, pełnym różnorodnych projektów i ludzi z pasją.
• Możliwość rozwoju zawodowego oraz realny wpływ na organizację pracy biura.
• Pakiet benefitów.