Digitalizacja akt osobowych – przepisy, korzyści i praktyczny przewodnik krok po kroku

Digitalizacja akt osobowych to jeden z najważniejszych trendów w HR – pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć koszty przechowywania dokumentów i zapewnić zgodność z wymogami RODO. Coraz więcej firm decyduje się na odejście od papierowych teczek na rzecz elektronicznych archiwów, które są bezpieczniejsze i wygodniejsze w obsłudze. W tym artykule znajdziesz omówienie obowiązujących przepisów, praktyczny przewodnik krok po kroku oraz zestaw korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie cyfrowych akt osobowych.

Wymogi prawne – co mówią przepisy?

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej nie jest jedynie kwestią technologiczną – to proces ściśle regulowany przepisami prawa. Zgodnie z § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci elektronicznej musi być przechowywana w systemie teleinformatycznym spełniającym konkretne wymagania.

Przede wszystkim, system ten musi zapewniać:

• zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści i metadanych, czyli ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami – z wyjątkiem tych dokonywanych zgodnie z ustalonymi i udokumentowanymi procedurami;
• stały dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych;
• identyfikację użytkowników oraz rejestrowanie wszelkich zmian dokonywanych w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych;
• możliwość eksportu dokumentacji w formie elektronicznej oraz jej wydruku.

Co istotne, aby dokumenty cyfrowe miały taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki, muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Tylko dokumenty opatrzone jednym z tych narzędzi zyskują pełną moc prawną, równą dokumentacji papierowej. Wymóg ten ma na celu zabezpieczenie dokumentów przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem czy utratą, a także umożliwienie identyfikacji osób dokonujących zmian w systemie teleinformatycznym.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9b oraz art. 94¹) oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. 2024 poz. 535).

Dokumentacja musi być przechowywana przez:

• 10 lat od zakończenia zatrudnienia – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. i objętych raportem informacyjnym (ZUS OSW/ZUS RIA),
• 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., jeśli raport nie został złożony.

Rozporządzenie (§ 3) określa strukturę akt osobowych, dzieląc je na pięć części:

• A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia,
• C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy,
• D – dokumentacja dotycząca kar porządkowych,
• E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika

Dokumentacja pracownicza – cyfrowo i zgodnie z prawem

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. 2024 poz. 535). Wymaga to wdrożenia systemu informatycznego, który chroni dane zgodnie z RODO i zapewnia dostęp wyłącznie osobom uprawnionym.

System musi gwarantować:

• poufność – brak dostępu dla osób nieupoważnionych,
• integralność – ochrona przed nieautoryzowanymi zmianami,
• kompletność – zachowanie pełnego zbioru dokumentów,
• dostępność – szybki i bezpieczny dostęp dla uprawnionych osób.

Coraz częściej takie rozwiązania wspierane są przez usługi payroll consulting, które łączą kwestie kadrowo-płacowe z nowoczesnym zarządzaniem dokumentacją.

Coraz częściej takie rozwiązania wspierane są przez usługi payroll consulting, które łączą kwestie kadrowo-płacowe z nowoczesnym zarządzaniem dokumentacją.

Tabela: papierowe vs. cyfrowe akta osobowe

Tabela korzyści: dokumentacja papierowa vs. elektroniczna
Kryterium	Dokumentacja papierowa	Dokumentacja elektroniczna (cyfrowa)
Dostępność	Fizyczny dostęp w miejscu przechowywania	Zdalny dostęp dla uprawnionych użytkowników
Bezpieczeństwo danych	Ryzyko utraty (np. pożar, zalanie, kradzież)	Szyfrowanie, backup, kontrola dostępu zgodna z RODO
Koszty przechowywania	Wysokie – archiwa, przestrzeń biurowa	Niskie – serwery, chmura, brak fizycznego magazynowania
Czas obsługi	Manualne wyszukiwanie i archiwizacja	Automatyczne wyszukiwanie, szybka edycja i archiwizacja
Ekologia	Wysokie zużycie papieru i materiałów biurowych	Ograniczenie druku, oszczędność zasobów naturalnych
Ryzyko błędów	Możliwość zagubienia dokumentów, błędnego przypisania	Systemowe przypisanie, rejestracja operacji
Elastyczność	Trudna zmiana formy dokumentacji	Możliwość konwersji, integracja z systemami kadrowo-płacowymi
Wsparcie procesów HR	Ograniczone – wymaga ręcznej obsługi	Integracja z usługami payroll consulting i systemami HR

 

Jak przeprowadzić digitalizację? Praktyczny poradnik

Digitalizacja to nie tylko modne hasło, ale realna potrzeba każdej nowoczesnej organizacji. Przeniesienie procesów, dokumentów i danych do świata cyfrowego pozwala zwiększyć efektywność, ograniczyć koszty i poprawić bezpieczeństwo informacji. Jak jednak przeprowadzić digitalizację w praktyce? Oto krok po kroku, jak się do tego zabrać.

Krok 1. Przygotowanie dokumentów

Pierwszym etapem digitalizacji akt pracowniczych jest dokładna selekcja i uporządkowanie wszystkich dokumentów. Zaleca się, aby przed przystąpieniem do skanowania oddzielić dokumenty nieaktualne lub zbędne – usunąć zbędne załączniki, takie jak kopie czy notatki. Następnie należy zadbać o właściwe ułożenie dokumentów, co ułatwi ich późniejsze przetwarzanie cyfrowe. Warto również upewnić się, że wykorzystywany sprzęt skanujący zapewnia wysoką jakość obrazu (przepisy regulują minimalne wymogi), dzięki czemu cyfrowe wersje akt będą w pełni czytelne i zgodne z oryginałem. Staranna organizacja na tym etapie pozwala uniknąć problemów w kolejnych fazach digitalizacji oraz późniejsze zarządzanie dokumentacją w formie cyfrowej.

Krok 2. Wybór systemu

Obecnie rynek oferuje szeroką gamę narzędzi wspierających digitalizację dokumentów. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada specyfice i potrzebom organizacji.
Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować kilka istotnych kwestii:

• Skalowalność – czy system będzie rozwijał się wraz z firmą?
• Integracja – czy wybrane narzędzie można łatwo połączyć z innymi używanymi systemami?
• Bezpieczeństwo – czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych?
• Intuicyjność obsługi – czy pracownicy szybko nauczą się korzystać z nowego rozwiązania?

Wybór odpowiedniego systemu to inwestycja na lata, dlatego warto poświęcić czas na analizę dostępnych narzędzi na rynku. Dobrze dobrane narzędzie nie tylko usprawni codzienną pracę, ale także zwiększy bezpieczeństwo i dostępność firmowej dokumentacji.

Krok 3. Weryfikacja zgodności prawnej

Aby dokumentacja w formie elektronicznej była uznana za równoważną z dokumentami papierowymi, musi spełniać określone wymagania prawne. Każdy plik wprowadzany do systemu powinien być opatrzony odpowiednim podpisem lub pieczęcią, a także zawierać kompletne metadane – takie jak data utworzenia, kategoria dokumentu czy identyfikator. To właśnie te elementy pozwalają na jednoznaczną identyfikację dokumentu i zapewniają jego pełną akceptowalność w świetle prawa. Weryfikacja zgodności prawnej to nie tylko formalność, ale fundament bezpiecznego i skutecznego zarządzania dokumentacją w środowisku cyfrowym.

Krok 4. Szkolenie zespołu

Wdrożenie systemu do digitalizacji dokumentacji kadrowej to dopiero początek zmian – kluczowym etapem jest praktyczne przygotowanie zespołu do codziennej pracy z nowym narzędziem. Szkolenie powinno być ukierunkowane na poznanie wszystkich funkcjonalności wybranego systemu, tak aby każdy pracownik działu kadr potrafił sprawnie i bezpiecznie korzystać z jego możliwości. Powinno mieć formę praktycznych warsztatów, podczas których pracownicy będą mogli przećwiczyć najważniejsze czynności na wersji demonstracyjnej systemu. Dzięki temu zespół nie tylko pozna teoretyczne możliwości narzędzia, ale przede wszystkim nabędzie umiejętności niezbędne do efektywnej pracy w środowisku cyfrowym.

Korzyści z digitalizacji dla firmy i pracowników

Digitalizacja dokumentów staje się standardem, który upraszcza codzienną pracę i ogranicza zbędne koszty. Wdrożenie takich rozwiązań wpływa zarówno na dział HR, jak i na samych pracowników oraz całą organizację.

Dla HR: Automatyzacja procesów oznacza koniec żmudnego przeszukiwania szaf z segregatorami. . Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją ułatwiają przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytów i kontroli PIP, co znacząco zwiększa efektywność pracy działu HR. To ogromne ułatwienie w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą pracodawcy.

Dla pracowników: Zdalny dostęp do dokumentów kadrowych to wygoda i transparentność. Pracownicy mogą w każdej chwili sprawdzić swoje umowy, aneksy, wnioski urlopowe czy zaświadczenia, bez konieczności kontaktu z działem HR. To szczególnie istotne w modelu pracy hybrydowej, gdzie fizyczny dostęp do akt osobowych bywa utrudniony.

Dla firmy: Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to nie tylko oszczędność finansowa, ale również realny wkład firmy w ochronę środowiska. Rezygnacja z papierowych akt osobowych ogranicza zużycie papieru, tonerów i energii potrzebnej do obsługi urządzeń drukujących. Mniej wydruków to także mniej odpadów biurowych i niższa emisja CO₂ związana z transportem i przechowywaniem dokumentów.

Dzięki elektronicznym archiwom firmy mogą zmniejszyć powierzchnię magazynową, co przekłada się na niższe zużycie energii i bardziej zrównoważone zarządzanie zasobami. W ten sposób digitalizacja wspiera cele ESG i buduje pozytywny wizerunek organizacji jako odpowiedzialnego pracodawcy.

Case study: pełna digitalizacja akt osobowych – realne korzyści dla firmy produkcyjnej

Firma produkcyjna zatrudniająca kilkuset pracowników wdrożyła elektroniczne teczki pracownicze, digitalizując całość dokumentacji osobowej w ciągu trzech miesięcy. Dotychczasowe papierowe archiwa były przechowywane zewnętrznie, co powodowało opóźnienia w dostępie do dokumentów – szczególnie podczas kontroli BHP, audytów czy sytuacji kryzysowych.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia:

• Natychmiastowy dostęp do dokumentów – czas reakcji skrócony z dni do sekund.
• Oszczędność czasu zespołu HR – eliminacja ręcznego wyszukiwania i oczekiwania na dokumenty.
• Większa kontrola nad aktualnością danych – możliwość bieżącej weryfikacji i uzupełniania braków.
• Gotowość do dalszej cyfryzacji – wdrożenie e-teczek stworzyło solidną bazę do rozwoju nowoczesnych procesów kadrowych.

Najczęstsze wyzwania i jak ich uniknąć

Digitalizacja dokumentów kadrowych to ogromna szansa na usprawnienie pracy działu HR, ale proces ten wymaga odpowiedniego przygotowania i znajomości aktualnych przepisów. Wdrożenie cyfrowych akt osobowych pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i miejsce, ale także zwiększa bezpieczeństwo danych oraz zgodność z RODO. Jednak, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych kosztów, warto znać najczęstsze wyzwania i sprawdzone sposoby ich rozwiązania.

• Ryzyko błędów przy skanowaniu i indeksowaniu dokumentów
  Jednym z najczęstszych problemów jest nieprawidłowe oznaczenie dokumentów lub pomyłki w przypisywaniu ich do właściwego pracownika. Takie błędy mogą prowadzić do trudności w późniejszym odnalezieniu dokumentacji i ryzyka naruszenia przepisów. Rozwiązaniem jest korzystanie z zaawansowanych narzędzi OCR (optycznego rozpoznawania znaków) w połączeniu machine learning oraz profesjonalnych usług skanowania, które automatycznie przypisują dokumenty do odpowiednich teczek osobowych. Warto także wdrożyć system podwójnej weryfikacji poprawności danych
• Ochrona danych osobowych i zgodność z RODO
  Akta osobowe zawierają szczególnie wrażliwe informacje, dlatego ich digitalizacja musi być zgodna z najnowszymi przepisami o ochronie danych osobowych. Od 2025 roku obowiązują zaostrzone wymogi dotyczące m.in. szyfrowania plików, kontroli dostępu oraz regularnych audytów bezpieczeństwa. Pracodawcy są zobowiązani do stosowania najnowszych standardów zabezpieczeń oraz do prowadzenia dokumentacji zgodnie z aktualnymi wytycznymi UODO. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia systemów, które umożliwiają śledzenie dostępu do danych i szybkie reagowanie na ewentualne incydenty.
• Koszty wdrożenia i utrzymania systemów
  Inwestycja w narzędzia do digitalizacji oraz systemy zarządzania dokumentacją może wydawać się kosztowna, zwłaszcza dla mniejszych firm. Rozwiązaniem jest outsourcing digitalizacji – korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm pozwala ograniczyć wydatki na infrastrukturę i zapewnia zgodność z przepisami bez konieczności budowania własnych rozwiązań IT
• Trudności w organizacji i archiwizacji dokumentów
  Wiele lat historii w archiwach papierowych może utrudniać uporządkowanie dokumentacji. Kluczowe jest przygotowanie dokumentów do skanowania – ich segregacja, usunięcie zbędnych elementów i podział zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. na części A, B, C, D i E akt osobowych). Taki podział ułatwia późniejsze zarządzanie dokumentacją i spełnienie wymogów prawnych dotyczących okresów przechowywania
• Brak integracji z innymi systemami
  Częstym wyzwaniem jest brak integracji systemu do digitalizacji z innymi narzędziami kadrowo-płacowymi czy ERP. Skutkuje to dublowaniem danych i ryzykiem błędów. Warto już na etapie wyboru rozwiązania zadbać o możliwość łatwej integracji i automatyzacji procesów

Digitalizacja dokumentów kadrowych to proces, który wymaga nie tylko inwestycji w technologię, ale także znajomości przepisów i dobrego przygotowania organizacyjnego. Kluczem do sukcesu jest wybór sprawdzonych narzędzi, dbałość o bezpieczeństwo danych oraz ścisła współpraca z doświadczonymi i wiarygodnymi partnerami. Dzięki temu można uniknąć najczęstszych błędów i w pełni wykorzystać potencjał cyfrowych akt osobowych.

Wybór dostawcy usług – na co zwrócić uwagę?

Wybór odpowiedniego dostawcy usług digitalizacji dokumentacji kadrowej to kluczowa decyzja, która wpływa na bezpieczeństwo i efektywność procesów HR w firmie.

Przede wszystkim warto upewnić się, że wybrany partner działa zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz RODO. Równie istotne jest doświadczenie dostawcy oraz jego referencje – firmy z ugruntowaną pozycją na rynku i pozytywnymi opiniami klientów są bardziej wiarygodne i lepiej przygotowane do realizacji złożonych projektów. Warto także zwrócić uwagę na zakres wsparcia oferowanego przez dostawcę – nie tylko podczas wdrożenia, ale również w codziennym użytkowaniu systemu. Elastyczność rozwiązań oraz możliwość dostosowania ich do indywidualnych potrzeb firmy to dodatkowy atut.

Kolejnym ważnym aspektem jest integracja systemu digitalizacji z wykorzystywanymi w firmie narzędziami kadrowo-płacowymi i ERP. Dzięki temu zarządzanie dokumentacją staje się prostsze, a ryzyko błędów zostaje zminimalizowane. Nie można też zapominać o kwestii archiwizacji – dostawca powinien zapewniać bezpieczne przechowywanie dokumentów przez wymagany prawem okres oraz możliwość łatwego eksportu danych w razie potrzeby.

Podsumowując, wybierając partnera do digitalizacji dokumentacji kadrowej, warto kierować się nie tylko ceną, ale przede wszystkim zgodnością z przepisami, doświadczeniem, zakresem wsparcia, możliwościami integracji oraz bezpieczeństwem danych.

Digitalizacja jako standard w HR

Digitalizacja dokumentów kadrowych to dziś nie tylko trend, ale rynkowy standard. Przynosi realne oszczędności, przyspiesza procesy i zapewnia wygodny dostęp do dokumentów zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Elektroniczne rozwiązania gwarantują sprawne przechowywanie akt oraz wyższy poziom bezpieczeństwa danych. Warto wdrożyć digitalizację już dziś, by zyskać przewagę i podnieść jakość obsługi HR w swojej organizacji.

FAQ

1. Czy digitalizacja akt oznacza konieczność całkowitej rezygnacji z papierowych dokumentów?
Nie, digitalizacja umożliwia prowadzenie akt w formie elektronicznej, ale nie wymusza natychmiastowego zniszczenia wersji papierowych.

2. Jakie są najczęstsze obawy pracowników związane z digitalizacją akt i jak na nie odpowiadać?
Pracownicy często obawiają się utraty prywatności, bezpieczeństwa danych oraz trudności w dostępie do dokumentów. Warto podkreślać, że systemy elektroniczne są zabezpieczone, a dostęp do akt jest ściśle kontrolowany i monitorowany.

3. Czy digitalizacja akt wpływa na codzienną pracę działu kadr?
Tak, zmienia się sposób pracy – wiele czynności staje się szybszych (np. wyszukiwanie dokumentów), ale pojawiają się też nowe obowiązki, jak zarządzanie uprawnieniami czy dbanie o zgodność z przepisami dotyczącymi e-dokumentów.

4. Jakie kompetencje są potrzebne w zespole kadrowym po wdrożeniu digitalizacji?
Poza znajomością przepisów prawa pracy, ważne stają się umiejętności cyfrowe, obsługa systemów HR oraz podstawowa wiedza o bezpieczeństwie informacji.

5. Co zrobić w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do akt elektronicznych?
Każda organizacja powinna mieć procedurę awaryjną – np. regularne kopie zapasowe, plan działania na wypadek awarii oraz kontakt do wsparcia technicznego.

6. Czy digitalizacja akt wpływa na audyty i kontrole zewnętrzne?
Tak, audytorzy mogą mieć łatwiejszy dostęp do dokumentów, ale ważne jest, by system umożliwiał szybkie wyszukiwanie i prezentację wymaganych akt oraz generowanie raportów zmian.

7. Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas digitalizacji akt osobowych?
To m.in.: brak spójnych standardów nazewnictwa plików, niedokładne indeksowanie, pomijanie niektórych dokumentów, niewystarczające szkolenie pracowników oraz brak regularnych testów systemu.

8. Czy digitalizacja akt może wpłynąć na relacje z pracownikami?
Tak, transparentność procesu i jasna komunikacja pomagają budować zaufanie. Warto informować pracowników o korzyściach i zapewniać ich o bezpieczeństwie danych.

9. Jakie są mniej oczywiste korzyści z digitalizacji akt?
Oprócz oszczędności miejsca i czasu, digitalizacja ułatwia analizę danych kadrowych, wspiera zrównoważony rozwój (mniej papieru), a także umożliwia szybkie reagowanie na zmiany prawne.

Źródła:

1. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej” (Dz.U. 2018 poz. 2369), https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
2. Urząd Ochrony Danych Osobowych, „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”
   https://uodo.gov.pl/pl/581
3. Polski Instytut Ekonomiczny, „Przyszłość technologiczna Polski w wyobrażeniach decydentów” (raport 2025)
   https://pie.net.pl/category/raporty/raporty-2024/