Digitalizacja akt osobowych – przepisy, korzyści i praktyczny przewodnik krok po kroku

Digitalizacja akt osobowych to jeden z najważniejszych trendów w HR – pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć koszty przechowywania dokumentów i zapewnić zgodność z wymogami RODO. Coraz więcej firm decyduje się na odejście od papierowych teczek na rzecz elektronicznych archiwów, które są bezpieczniejsze i wygodniejsze w obsłudze. W tym artykule znajdziesz omówienie obowiązujących przepisów, praktyczny przewodnik krok po kroku oraz zestaw korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie cyfrowych akt osobowych.

Wymogi prawne – co mówią przepisy?

Proces digitalizacji akt pracowniczych jest szczegółowo uregulowany w przepisach prawa pracy. Dzięki nim elektroniczne akta osobowe mają taką samą moc prawną, jak dokumentacja papierowa.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podstawą digitalizacji teczek jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wymóg ten wynika z § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Tylko w ten sposób digitalizacja akt pracowniczych potwierdza autentyczność i integralność dokumentów.

Zasady przechowywania

Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b oraz art. 94¹) nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania teczek akt osobowych przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia, a w przypadku starszych dokumentów – przez 50 lat.

Rozporządzenie z 2018 r. (§ 3) określa też strukturę dokumentacji: część A akt osobowych (dokumenty związane z rekrutacją), część B (umowy i zmiany), część C (przebieg zatrudnienia), część D (kary i odpowiedzialność porządkowa) oraz część E akt osobowych (orzeczenia i dokumenty z kontroli).

Prowadzenie dokumentacji cyfrowej

Przepisy pozwalają, aby prowadzenie akt osobowych odbywało się w formie elektronicznej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymaga to zapewnienia systemu informatycznego chroniącego dane zgodnie z RODO i dającego dostęp wyłącznie osobom uprawnionym. W efekcie digitalizacja teczek pracownika upraszcza prowadzenie akt pracowniczych, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi prawa.

Coraz częściej takie rozwiązania wspierane są przez usługi payroll consulting, które łączą kwestie kadrowo-płacowe z nowoczesnym zarządzaniem dokumentacją.

Czy papierowe akta są jeszcze potrzebne? Nie. Od 2019 roku pracodawca może prowadzić elektroniczne akta osobowe bez konieczności utrzymywania papierowych teczek.

Tabela: tradycyjne vs. cyfrowe akta osobowe

Kryterium	Akta papierowe	Elektroniczne akta / e-teczki
Dostępność	Tylko w archiwum, fizyczny dostęp	Dostęp online w systemie, szybkie wyszukiwanie
Bezpieczeństwo	Ryzyko zniszczenia, zagubienia	Zabezpieczenia systemowe, zgodność z RODO
Koszty	Wysokie – przechowywanie i archiwizacja	Niższe – cyfrowa archiwizacja dokumentów
Czas obsługi	Ręczne wyszukiwanie dokumentów	Automatyzacja i błyskawiczne odnajdywanie plików
Aktualizacja	Trudna, wymaga papierowych aneksów	Łatwa – dokumentacja elektroniczna aktualizowana w systemie
Skalowalność	Ograniczona przestrzeń archiwum	Nieograniczone miejsce w systemie

 

Jak przeprowadzić digitalizację? Praktyczny poradnik

Digitalizacja dokumentów kadrowych to proces, który wymaga zarówno odpowiedniego przygotowania, jak i dbałości o zgodność z RODO. Dzięki niemu prowadzenie elektronicznych akt staje się prostsze, szybsze i bezpieczniejsze niż tradycyjne przechowywanie papierowych teczek pracowniczych.

Krok 1. Przygotowanie dokumentów

Najpierw należy uporządkować teczki pracownicze, oddzielić nieaktualne dokumenty i przygotować je do skanowania. Digitalizacja papierowych dokumentów wymaga dobrej jakości skanerów, aby elektroniczna dokumentacja była czytelna i kompletna.

Krok 2. Wybór systemu

Do prowadzenia elektronicznych akt konieczny jest system informatyczny zgodny z wymogami prawa pracy i RODO. Popularne rozwiązania to np. Comarch HRM czy Enova365, które obsługują dokumentację pracowniczą, e-teczki i umożliwiają cyfrową archiwizację dokumentów.

Krok 3. Weryfikacja zgodności prawnej

Każdy plik wprowadzony do systemu musi być zgodny z przepisami – wymaga to kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci oraz uzupełnienia metadanych (np. daty, kategorii dokumentu). To warunek, aby elektroniczna postać dokumentacji była uznana w świetle prawa.

Krok 4. Szkolenie zespołu

Digitalizacja dokumentacji to nie tylko technologia, ale także ludzie. Pracownicy działu kadr muszą wiedzieć, jak poprawnie obsługiwać system, jak wygląda prowadzenie elektronicznych akt oraz jak dbać o bezpieczeństwo danych zgodnie z RODO.

Korzyści z digitalizacji dla firmy i pracowników

Digitalizacja dokumentów staje się standardem, który upraszcza codzienną pracę i ogranicza zbędne koszty. Wdrożenie takich rozwiązań wpływa zarówno na dział HR, jak i na samych pracowników oraz całą organizację.

Dla HR: Automatyzacja procesów oznacza koniec żmudnego przeszukiwania szaf z segregatorami. Dzięki systemom, takim jak enova365 wystarczy kilka kliknięć, aby odszukać potrzebne informacje czy elektroniczne teczki pracownicze. To ogromne ułatwienie w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą pracodawcy, zwłaszcza przy audytach lub kontrolach.

Dla pracowników: Digitalizacja to większa wygoda i szybkość działania. Zdalny dostęp do elektronicznej dokumentacji pracodawcy sprawia, że każdy może w dowolnym momencie sprawdzić swoje umowy, aneksy czy wnioski urlopowe. To rozwiązanie szczególnie cenne w modelu pracy hybrydowej, gdzie przechowywanie akt osobowych w formie papierowej byłoby problematyczne.

Dla firmy: Najważniejszy efekt to oszczędność. Według wycen prezentowanych na gov.pl, elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala ograniczyć koszty związane z drukiem, logistyką czy wynajmem powierzchni biurowych. Do tego dochodzi bezpieczeństwo – podpis elektroniczny dokumentów eliminuje ryzyko utraty danych i przyspiesza procesy formalne.

Case study: Jak firma z branży logistycznej zredukowała koszty o 30%?

Przedsiębiorstwo logistyczne zatrudniające ponad 200 osób zdecydowało się na pełną digitalizację procesów kadrowych. Zamiast papierowych archiwów wprowadzono elektroniczne teczki pracownicze i centralny system do obsługi dokumentacji pracowniczej pracodawcy.

W praktyce oznaczało to:

• przechowywanie akt osobowych wyłącznie w wersji cyfrowej,
• wdrożenie podpisu elektronicznego dokumentów, co pozwoliło całkowicie zrezygnować z druku umów, aneksów i wniosków,
• przeniesienie całego obiegu dokumentów HR do systemu enova365.

Dzięki temu firma ograniczyła wydatki na druk, archiwizację i magazynowanie dokumentów o 30% w skali roku. Dział HR zyskał kilkadziesiąt dodatkowych godzin miesięcznie, które wcześniej przeznaczał na ręczne wyszukiwanie papierowych teczek.

Najczęstsze wyzwania i jak ich uniknąć

Digitalizacja dokumentów to ogromne ułatwienie, ale proces digitalizacji wymaga odpowiedniego przygotowania, aby uniknąć błędów i dodatkowych kosztów.

Problem	Rozwiązanie
Ryzyko błędów przy skanowaniu – nieprawidłowe oznaczenie dokumentu lub pomyłki w przypisywaniu do właściwego pracownika.	Automatyczne rozpoznawanie (OCR) i profesjonalne usługi skanowania zapewniają poprawne przypisanie do teczki osobowej pracownika.
Ochrona danych (RODO) – pracownicze akta osobowe zawierają wrażliwe informacje, które wymagają szczególnego zabezpieczenia.	Szyfrowanie plików i kontrola dostępu pozwalają bezpiecznie udostępniać część A akt osobowych.
Koszty wdrożenia – inwestycja w narzędzia i systemy do obsługi dokumentów.	Outsourcing digitalizacji (np. ScanCentre) ogranicza wydatki na infrastrukturę.
Trudności w organizacji dokumentów – wiele lat historii w archiwach papierowych utrudnia porządkowanie.	Podział dokumentów według przepisów, np. część D akt osobowych, ułatwia prowadzenie akt osobowych i dalszą obsługę.

 

Wybór dostawcy usług – na co zwrócić uwagę?

Decyzja o digitalizacji powinna iść w parze z wyborem sprawdzonego partnera. Warto porównać oferty nie tylko pod kątem ceny, ale też zakresu wsparcia. Dostawca powinien zapewniać obsługę zgodną z przepisami prawa pracy, a także oferować łatwą integrację z systemem ERP, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i minimalizuje ryzyko błędów. Wybór właściwego partnera to inwestycja w bezpieczeństwo i stabilność procesów kadrowych.

Digitalizacja jako standard w HR

Digitalizacja to oszczędność kosztów, szybsze procesy i wygodny dostęp do dokumentów. Elektroniczne rozwiązania wspierają zarówno pracodawcę, jak i pracowników, gwarantując sprawne przechowywanie akt i większe bezpieczeństwo danych. Digitalizacja to nie przyszłość, a standard – zacznij już dziś!

FAQ

Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownika?
Przechowywanie akt osobowych zależy od daty zatrudnienia – obecnie obowiązuje 10-letni okres archiwizacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku.

Jakie elementy zawierają akta osobowe i jak powinny być prowadzone?
Akta osobowe powinny być podzielone na części A, B, C i D. Taki układ ułatwia przechowywanie danych akt i szybki dostęp do informacji dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Czy przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest zgodne z prawem?
Tak, przechowywanie dokumentacji w systemach informatycznych jest dopuszczalne, o ile spełnia wymagania bezpieczeństwa i zapewnia pełną czytelność akt.

Czy digitalizacja jest obowiązkowa?
Digitalizacja nie jest obowiązkowa, ale przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej. To rozwiązanie coraz częściej wybierane przez pracodawców ze względu na wygodę, bezpieczeństwo i oszczędności.

Źródła:

1. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej” (Dz.U. 2018 poz. 2369), https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
2. Urząd Ochrony Danych Osobowych, „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”
   https://uodo.gov.pl/pl/581
3. Polski Instytut Ekonomiczny, „Przyszłość technologiczna Polski w wyobrażeniach decydentów” (raport 2025)
   https://pie.net.pl/category/raporty/raporty-2024/