Monitoring Ryzyk HR & Payroll: Praca w sytuacjach alarmowych, łagodna perswazja PIP i e-orzeczenie medycyny pracy

Bezpieczeństwo pracowników w sytuacjach kryzysowych, środki łagodnej perswazji wywierane przez Państwową Inspekcję Pracy oraz elektroniczne orzeczenia medycyny pracy, które zmieniają sposób potwierdzania zdolności do pracy – w pierwszym wydaniu Monitoringu Ryzyk HR & Payroll autorstwa ekspertów HRK Payroll Consulting analizujemy konsekwencje prawne, finansowe i operacyjne sytuacji na rynku pracy oraz wskazujemy, jak skutecznie ograniczać ryzyko pracodawców.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Ryzyko #1 – Bezpieczeństwo w miejscu pracy: Jak postępować w warunkach zagrożenia, kiedy pracownik może przerwać pracę w sytuacjach alarmowych i jakie uprawnienia przysługują rodzicom w przypadku zamknięcia placówek edukacyjnych.
• Ryzyko #2 – Samokontrola PIP: Jak „środki łagodnej perswazji”, czyli pisma wysyłane do przedsiębiorców przez Państwową Inspekcję Pracy wpływają na możliwość przekształcania umów cywilnoprawnych i w konsekwencji na koszty korekt kadrowo-płacowych oraz ryzyko finansowe pracodawców.
• Ryzyko #3 – E-orzeczenia medycyny pracy: Co zmienia wprowadzenie elektronicznych orzeczeń medycyny pracy i jak nowe zasady wpływają na obieg dokumentów pomiędzy placówką medyczną, pracownikiem i pracodawcą.

Ryzyko #1: Bezpieczeństwo pracowników, usprawiedliwienie nieobecności i opieka nad dziećmi w sytuacjach zagrożenia

Nagłe stany zagrożenia, alarmy bezpieczeństwa (RCB) czy czasowe zamknięcie placówek edukacyjnych mogą wpłynąć na zakłócenie funkcjonowania przedsiębiorstw. Z punktu widzenia pracodawców oznacza to konieczność podjęcia decyzji dotyczących zachowania ciągłości procesów i usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W nieprzewidywalnym otoczeniu społeczno-gospodarczym rośnie znaczenie procedur kryzysowych, które łączą obowiązki BHP z zarządzaniem ryzykiem HR i payroll.

Bezpieczeństwo pracowników i rodzin – konsekwencje sytuacji kryzysowych

Ministerstwo Edukacji Narodowej opublikowało materiały dotyczące reagowania na zagrożenia w szkołach i przedszkolach. Procedury bezpieczeństwa, w określonych sytuacjach, przewidują obligatoryjne pozostawanie dzieci pod opieką placówki do czasu ustania zagrożenia, bez możliwości ich wcześniejszego odbioru. Podobnego rodzaju zdarzenia alarmowe mogą wpływać również na organizację pracy pracowników. Ograniczenia przemieszczania się, konieczność schronienia, zakłócenia transportu i przerwane łańcuchy dostaw czy nagła potrzeba zapewnienia opieki dziecku mogą uniemożliwić pracownikom terminowe podjęcie lub kontynuowanie pracy.

Przekładając życiowe wyzwania na perspektywę pracodawcy należy jednak rozróżnić sytuacje, w których pracownik korzysta z ustawowego prawa do przerwania pracy, od przypadków wymagających usprawiedliwienia nieobecności.

Kiedy pracownik może przerwać pracę lub nie stawić się w zakładzie?

Zgodnie z art. 210 Kodeksu pracy pracownik może powstrzymać się od wykonywania obowiązków, jeżeli warunki pracy naruszają przepisy BHP i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia. Jeśli samo przerwanie pracy nie usuwa niebezpieczeństwa, może oddalić się z miejsca zagrożenia, niezwłocznie informując przełożonego.

W przypadkach objętych art. 210 § 1 i 2 pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak automatycznego uprawnienia do opuszczenia zakładu pracy na pozostałą część dnia. Priorytetem jest przemieszczenie się do bezpiecznego miejsca, a po ustaniu zagrożenia – wznowienie pracy, gdy jest to możliwe i bezpieczne.

Obowiązki spoczywają również na pracodawcy. Art. 209² Kodeksu pracy nakazuje m.in. informowanie o zagrożeniach, zapewnienie instrukcji postępowania oraz wstrzymanie pracy w przypadku bezpośredniego niebezpieczeństwa.

Inaczej należy ocenić sytuację pracownika, który z powodu nagłego zdarzenia nie może dotrzeć do pracy. W takim przypadku podstawą usprawiedliwienia nieobecności może być § 1 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy:

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Pracownik powinien każdorazowo poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności zgodnie z obowiązującymi zasadami. Samo usprawiedliwienie nie przesądza jednak o zachowaniu prawa do wynagrodzenia, a nieobecność może zostać zakwalifikowana jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

Nieprzewidziane zamknięcie szkoły lub przedszkola – uprawnienia rodziców

Szczególnego znaczenia nabierają sytuacje, w których zagrożenie powoduje zawieszenie funkcjonowania placówki edukacyjnej, a pracownik musi zapewnić dziecku osobistą opiekę. W przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły rodzic dziecka w wieku poniżej 8 lat może, po spełnieniu ustawowych warunków, skorzystać z zasiłku opiekuńczego. Pracownicy wychowujący dzieci w wieku do 14 lat mogą również korzystać ze zwolnienia na opiekę przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin rocznie, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Pracownicy i pracodawcy zastanawiają się, czy dodatkowe możliwości przewidziane przepisami wprowadzonymi w 2023 r. w ramach wdrożenia unijnej dyrektywy work-life balance będą miały zastosowanie również w przypadkach nieprzewidzianych zdarzeń. Podsumujmy zatem:

Urlop opiekuńczy (art. 173¹ Kodeksu pracy) przysługuje w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym, bez prawa do wynagrodzenia. Może zostać wykorzystany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny albo osobie zamieszkującej we wspólnym gospodarstwie domowym, wymagającej pomocy z poważnych względów medycznych. Samo zamknięcie placówki edukacyjnej nie stanowi wystarczającej przesłanki do jego udzielenia. Wniosek należy złożyć co najmniej dzień przed rozpoczęciem urlopu.

Zwolnienie z powodu siły wyższej (art. 148¹ Kodeksu pracy) umożliwia skorzystanie z 2 dni albo 16 godzin wolnego rocznie, z zachowaniem prawa do połowy wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Wniosek możem być złożony w dniu, w którym pracownik chce z tego zwolnienia skorzystać.

Dotyczy z powodu działania siły wyższej pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Może więc mieć zastosowanie w niektórych nagłych sytuacjach kryzysowych dotyczących rodziny, ale samo ogłoszenie alarmu czy zamknięcie szkoły nie oznacza automatycznie spełnienia ustawowych przesłanek.

Ryzyko pracodawcy – bezpieczeństwo, odpowiedzialność i ciągłość działania

Brak procedur reagowania na sytuacje zagrożenia zwiększa ekspozycję pracodawcy na ryzyko prawne, operacyjne i reputacyjne. Szczególnie wrażliwe obszary to realizacja obowiązków BHP, decyzje dotyczące opuszczania stanowisk pracy, rozliczanie absencji oraz zapewnienie ciągłości procesów krytycznych.

Niejasne zasady, brak komunikacji i pozostawienie wątpliwych kwestii domysłom pracowników mogą prowadzić do sporów o wynagrodzenie, niejednolite traktowanie pracowników i zakłócenia organizacyjne. Dlatego przygotowanie organizacji na stany zagrożenia i sytuacje alarmowe powinno obejmować nie tylko standardowe procedury ewakuacji, lecz również – przy współpracy ze służbą BHP – zasady schronienia, komunikacji kryzysowej, powrotu do pracy i postępowania w przypadku nieplanowanych nieobecności. W zależności od rodzaju zagrożenia bezpieczne postępowanie może oznaczać pozostanie w budynku, a nie jego opuszczenie.

Komentarz eksperta HRK Payroll Consulting

“Sytuacje kryzysowe pokazują, że bezpieczeństwo pracowników i ciągłość działania przedsiębiorstwa nie mogą być zarządzane niezależnie od siebie. Pracodawcy potrzebują procedur, które nie tylko wskazują sposób zachowania w razie zagrożenia, ale również określają konsekwencje organizacyjne i kadrowo-płacowe podejmowanych decyzji.

Rozwiązaniem, które warto wdrożyć już dziś jest powołanie w organizacjach interdyscyplinarnych zespołów złożonych z przedstawicieli działów HR, kadr i płac, służby BHP i menedżerów operacyjnych, których zadaniem będzie wypracowanie spójnych dla całej firmy zasad. Szczególnej uwagi wymagają: komunikacja z pracownikami, kwalifikowanie nieobecności oraz rozliczanie wynagrodzeń w sytuacjach nadzwyczajnych.

Dojrzałość organizacji w zarządzaniu ryzykiem HR mierzy się również jej zdolnością do ochrony pracowników bez utraty kontroli nad procesami biznesowymi. Warto przygotować te rozwiązania wcześniej, zamiast podejmować decyzje dopiero pod presją wydarzeń i chaosu.”

Oskar Sobolewski, prawnik, ekspert emerytalny i rynku pracy

 

Źródła informacji: Ministerstwo Edukacji Narodowej – materiały dotyczące reagowania na zagrożenia w placówkach oświatowych; Państwowa Inspekcja Pracy – wyjaśnienia dotyczące art. 210 Kodeksu pracy; Zakład Ubezpieczeń Społecznych – zasady przyznawania zasiłku opiekuńczego.

Ryzyko #2: Samokontrola PIP – środek łagodnej perswazji czy początek kosztownej weryfikacji modeli zatrudnienia?

Państwowa Inspekcja Pracy zachęca przedsiębiorców do samodzielnego przeglądu umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B, zanim ich prawidłowość stanie się przedmiotem kontroli. Do wybranych firm trafiają pisma o charakterze prewencyjnym, rekomendujące dobrowolne dostosowanie form zatrudnienia do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

PIP zachęca do samokontroli. Pierwsze efekty reformy

Jak poinformował Business Insider Polska w artykule pt. „Przekształcenie zleceń i B2B. PIP wysyła już pisma do przedsiębiorców”, okręgowe inspektoraty pracy kierują do wytypowanych przedsiębiorców pisma zachęcające do weryfikacji zawartych umów cywilnoprawnych, a w uzasadnionych przypadkach – ich dobrowolnego zastąpienia umowami o pracę.

Taka korespondencja, choć nie stanowi formalnego nakazu przekształcenia umów, jest jednak sygnałem, że PIP intensyfikuje działania prewencyjne, wykorzystując przy tym informacje dostępne w systemach ZUS i administracji skarbowej.

Skalę pierwszych działań Inspekcji pokazują dane MRPiPS za okres od 8 lipca do 5 października 2026 r.:

• 1 362 skargi dotyczące nieprawidłowego stosowania umów cywilnoprawnych.
• 607 poleceń dotyczących dostosowania podstawy zatrudnienia do stosunku pracy.
• 535 wykonanych poleceń, co oznacza, że w większości tych przypadków pracodawcy zastosowali się do ustaleń inspektorów.

Nie jest to jeszcze miara skali nieprawidłowości na całym rynku pracy ani liczba wydanych decyzji administracyjnych. Dane pokazują jednak, że nowe instrumenty PIP znajdują praktyczne zastosowanie, a dobrowolne usuwanie naruszeń staje się istotnym elementem egzekwowania przepisów.

Nowe uprawnienia PIP i 12-miesięczna abolicja – jakie ryzyko pozostaje?

Od 8 lipca 2026 r., na podstawie ustawy z 11 marca 2026 r. reformującej Państwową Inspekcję Pracy, organy inspekcji dysponują nową procedurą ustalania istnienia stosunku pracy. Jeżeli kontrola wykaże, że umowa cywilnoprawna jest wykonywana w warunkach właściwych dla zatrudnienia pracowniczego, inspektor może – po umożliwieniu stronom przedstawienia stanowiska – wydać pisemne polecenie usunięcia naruszenia. Jego niewykonanie otwiera drogę do decyzji okręgowego inspektora pracy stwierdzającej istnienie stosunku pracy albo do skierowania sprawy na drogę sądową.

Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy w terminie miesiąca od jej doręczenia. Co do zasady wniesienie odwołania odracza jej wykonalność do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia, chyba że nadano jej rygor natychmiastowej wykonalności. Sama decyzja wywołuje skutki od dnia wydania, ale nie eliminuje możliwości dochodzenia ustalenia stosunku pracy za wcześniejsze okresy w odrębnych postępowaniach.

Istotnym rozwiązaniem przejściowym jest 12-miesięczna abolicja przewidziana w art. 16 ustawy nowelizującej. Przedsiębiorca, który przed 8 lipca 2026 r. stosował umowę cywilnoprawną w warunkach właściwych dla stosunku pracy i w ciągu 12 miesięcy dobrowolnie doprowadzi do zawarcia umowy o pracę, może skorzystać z wyłączenia odpowiedzialności za wykroczenie określone w art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Bez tego wyłączenia za wskazane wykroczenie grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł.

Abolicja nie oznacza jednak umorzenia zaległych składek ZUS, zobowiązań podatkowych ani roszczeń pracowniczych. Nie stanowi też gwarancji uniknięcia kontroli czy postępowania sądowego. To ważna informacja dla pracodawców szacujących rzeczywisty koszt uporządkowania modeli zatrudnienia.

---

Sprawdź, jak pracodawcy powinni przygotować się do kontroli umów B2B i cywilnoprawnych.

---

Samokontrola umów – decyduje praktyka, nie nazwa kontraktu

Główny Inspektor Pracy przygotował projekt listy samokontroli obejmującej 30 pytań dotyczących m.in. podporządkowania, wydawania bieżących poleceń, organizacji czasu pracy, nieobecności, narzędzi pracy oraz zasad wynagradzania. Dokument ma charakter pomocniczy i nie stanowi wiążącego testu prawnego ani mechanizmu punktowego przesądzającego o rodzaju umowy.

Podstawowym kryterium klasyfikacyjnym pozostaje art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem stosunek pracy charakteryzuje się wykonywaniem pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem.

Ryzyko pracodawcy pojawia się przede wszystkim tam, gdzie formalnie niezależny wykonawca funkcjonuje w organizacji na zasadach właściwych dla pracownika etatowego. Oświadczenie o dobrowolnym wyborze współpracy B2B, wystawianie faktur czy odpowiednio skonstruowany kontrakt nie eliminują podporządkowania wynikającego z codziennej praktyki.

Nie oznacza to jednak, że każdy przejaw nadzoru nad realizacją usług przesądza o istnieniu stosunku pracy. Kluczowe jest zbadanie całokształtu relacji, w tym rzeczywistej samodzielności wykonawcy i podziału ryzyka gospodarczego.

Ryzyko pracodawcy – koszty ukryte w modelu zatrudnienia

Z perspektywy ekonomiki zarządzania zasobami ludzkimi największym zagrożeniem nie musi być sama zmiana umowy na etat, lecz konieczność ponownego oszacowania całkowitego kosztu zatrudnienia oraz rozliczenia skutków wcześniejszej współpracy.

W przypadku zakwestionowania dotychczasowego modelu zatrudnienia mogą pojawić się obowiązki dotyczące zaległych składek i rozliczeń podatkowych, roszczenia o wynagrodzenie za pracę nadliczbową, uprawnienia urlopowe, a także koszty korekt dokumentacji i obsługi postępowań. Zakres tych zobowiązań zależy od konkretnego przypadku, wcześniejszego sposobu oskładkowania i opodatkowania współpracy oraz okresów, których dotyczą ustalenia.

Dla przedsiębiorstw korzystających z rozbudowanych modeli kontraktowych szczególnie istotne staje się uwzględnienie ryzyka historycznego w planowaniu finansowym. Przekształcenie współpracy oznacza również zmianę zasad planowania czasu pracy, zastępstw, absencji i dostępności zasobów.

W tym kontekście audyt powinien obejmować nie tylko zgodność prawną kontraktów, ale także analizę kosztu efektywnej godziny pracy, organizacji procesów i wpływu ewentualnych zmian na rentowność działalności.

Nie należy jednak zakładać, że każda umowa cywilnoprawna wymaga przekształcenia. Rzetelna samokontrola powinna pozwolić zarówno zidentyfikować nieprawidłowości, jak i udokumentować zasadność modeli współpracy rzeczywiście opartych na niezależności wykonawców.

Komentarz eksperta HRK Payroll Consulting

„Z perspektywy procesów HR i payroll istotnym, często niedoszacowanym ryzykiem reklasyfikacji umów cywilnoprawnych i B2B na umowy o pracę, są nieprzewidziane koszty obsługi kadrowo-płacowej związane z przekształceniem umów i koniecznością dokonania korekt historycznych rozliczeń. Oprócz ewentualnych zaległości składkowych, podatkowych i wynagrodzeniowych pracodawcy muszą uwzględnić dodatkowe nakłady na założenie dokumentacji pracowniczej, przeliczenie świadczeń oraz przygotowanie i złożenie korekt.

Warto zatem zawczasu przeanalizować umowy z dostawcami outsourcingu kadrowo-płacowego, zwracając szczególną uwagę na zakres usług dodatkowych, zasady ich wyceny oraz potencjalne koszty obsługi korekt historycznych. Pozwoli to ograniczyć ryzyko niekontrolowanego wzrostu wydatków w sytuacji, gdy organizacja będzie zmuszona do przeprowadzenia skomplikowanych rozliczeń w krótkim czasie.

Rzetelny i odpowiedzialny partner outsourcingowy powinien zapewniać nie tylko sprawną i prawidłową obsługę korekt, ale również transparentne, proporcjonalne do rzeczywistego nakładu pracy zasady wynagradzania. Trudna sytuacja pracodawcy nie powinna być okazją do nieuzasadnionego zwiększania opłat, lecz sprawdzianem jakości współpracy i partnerskiego podejścia dostawcy usług.”

Małgorzata Wiśniewska-Janus, partnerka zarządzająca

 

Źródła informacji: Państwowa Inspekcja Pracy – materiały dotyczące nowych kompetencji i samokontroli zatrudnienia; MRPiPS – dane o pierwszych efektach reformy z okresu 8 lipca – 5 października 2026 r.; Business Insider Polska – publikacja z 16 października 2026 r. dotycząca pism profilaktycznych kierowanych do przedsiębiorców

Ryzyko #3: Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy – postęp w digitalizacji dokumentacji pracowniczej czy nowe wyzwanie dla pracodawców?

Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są co do zasady wystawiane wyłącznie w postaci elektronicznej. Rozwiązanie zostało wprowadzone rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 456). Zmiana ma na celu usprawnienie obiegu dokumentacji, jednak dla pracodawców wiąże się ona z koniecznością dostosowania procesów HR, w szczególności zasad współpracy z placówkami. Niedopilnowanie kodeksowego obowiązku pozyskania od pracownika ważnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku może skutkować opóźnieniami w dopuszczeniu pracowników do pracy, a w konsekwencji zakłóceniami w funkcjonowaniu organizacji.

E-orzeczenia lekarskie – co zmienia się w praktyce dla pracowników i pracodawców?

Elektroniczne orzeczenie lekarskie jest sporządzane przez lekarza medycyny pracy w systemie teleinformatycznym i zapisywane w Systemie Informacji Medycznej. Pracownik otrzymuje do niego dostęp poprzez własne IKP (Internetowe Konto Pacjenta), skąd może pobrać je w formacie PDF i przekazać pracodawcy. Na życzenie może również otrzymać wydruk dokumentu.

Jak krok po kroku wygląda proces wystawiania e-orzeczeń lekarskich?

1. Badanie profilaktyczne – pracownik odbywa badanie wstępne, okresowe lub kontrolne badanie medycyny pracy w placówce, z którą jego pracodawca ma podpisaną umowę o świadczenie usług medycyny pracy.
2. Wystawienie orzeczenia – lekarz medycyny pracy sporządza orzeczenie w formie elektronicznej i zapisuje je w SIM – Systemie Informacji Medycznej.
3. Dostęp pracownika – orzeczenie, wraz z informacją o terminie jego ważności, jest dostępne na IKP – Internetowym Koncie Pacjenta, a pracownik może pobrać je jako PDF. Na żądanie pracownika lekarz wystawia orzeczenie lekarskie w postaci wydruku podpisanego podpisem własnoręcznym.
4. Przekazanie pracodawcy – orzeczenie musi trafić do pracodawcy. Sposób i termin jego przekazania powinna określać umowa zawarta z jednostką medycyny pracy. Placówka może przekazać orzeczenie np. poprzez przesyłanie go na wskazany w umowie adres e-mail, udostępnić w dedykowanej do tego celu platformie elektronicznej lub w inny, uzgodniony z pracodawcą sposób.
5. Dokumentacja pracownicza – pracodawca przechowuje orzeczenie w dokumentacji pracowniczej.

Istotne znaczenie dla pracodawców ma sposób przekazywania dokumentów opisany w § 3 ust. 4h rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. o badaniach medycyny pracy w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy:

Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie lekarskie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy, o której mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 437 oraz z 2026 r. poz. 187).

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia sprawnego i bezpiecznego przepływu danych osobowych pomiędzy placówką medyczną, pracownikiem i pracodawcą. Dokument e-orzeczenia powinien zostać odebrany, zweryfikowany i prawidłowo uwzględniony w aktach osobowych oraz systemie kadrowo-płacowym.

Dodatkowo, ze względu na brak automatycznego wglądu pracodawcy do wspomnianego SIM (Systemu Informacji Medycznej), konieczne jest ustalenie jasnego sposobu przekazywania dokumentów z placówką.

---

Zobacz, jak zdigitalizowaliśmy dokumenty 2 500 pracowników przy zachowaniu ciągłości pracy działu HR.

---

Ryzyko pracodawcy – cyfrowy dokument nie eliminuje odpowiedzialności

Z perspektywy pracodawców ważne jest, że zasady przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań medycyny pracy nie ulegają zmianie. Wydane orzeczenie lekarskie nadal potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku lub wskazuje na ich istnienie. Zmiana dotyczy przede wszystkim formy dokumentu na elektroniczną i nie zwalnia z obowiązku posiadania aktualnego orzeczenia przed dopuszczeniem do pracy.

Art. 229 § 4 Kodeksu pracy: Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Zasadniczym zagrożeniem nie jest więc sama digitalizacja, lecz brak odpowiednio zorganizowanego obiegu dokumentów. Opóźnienia w przekazaniu orzeczeń, niejasny podział odpowiedzialności lub nieprawidłowa aktualizacja danych w systemach kadrowo-płacowych mogą prowadzić do przestojów, opóźnień w zatrudnianiu nowych pracowników i problemów z planowaniem i organizacją pracy.

Szczególną ostrożność muszą zachować organizacje zatrudniające dużą liczbę pracowników, korzystające z wielu placówek medycznych lub z outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej.

Komentarz eksperta HRK Payroll Consulting

“Cyfryzacja orzeczeń medycyny pracy to szansa na usprawnienie procesów kadrowych, pod warunkiem dostosowania organizacji do nowych zasad obiegu dokumentów. Samo wystawienie elektronicznego orzeczenia nie gwarantuje jeszcze, że informacja o zdolności pracownika do pracy dotrze terminowo do właściwych osób.

Rekomendujemy przegląd umów z dostawcami medycyny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem terminów, kanałów przekazywania orzeczeń oraz zasad postępowania w przypadku problemów technicznych. Warto również wykorzystać możliwości systemów HR do automatycznego monitorowania terminów ważności badań, identyfikowania brakujących dokumentów i generowania alertów o końcu ważności orzeczeń lekarskich.

Dobrze zaprojektowany cyfrowy obieg dokumentów powinien ograniczać pracę administracyjną, a nie tworzyć dodatkowe punkty ryzyka. Efektywność procesu mierzyć należy nie tylko terminowością jego przekazania czy poprawnością dokumentacji, ale przede wszystkim gotowością pracownika do podjęcia pracy w terminie ustalonym z menedżerami operacyjnymi.”

Ewa Ślusarczyk-Bajer, Dyrektor Obszaru Usług Kadrowych i Płacowych