Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika – co mówi Kodeks pracy?

Do 2030 roku zmianie może ulec 39% umiejętności wykorzystywanych dziś przez pracowników. Jednocześnie 59 na 100 osób będzie potrzebowało szkolenia, reskillingu lub upskillingu. Powód? AI, automatyzacja i zmieniające się wymagania stanowisk. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika staje się więc ważne dla obu stron. Zatrudniony zwiększa swoje możliwości rozwoju, a firma może uzupełniać luki kompetencyjne bez ciągłego szukania nowych osób. Warto jednak wiedzieć, kiedy nauka jest prywatną inicjatywą, a kiedy zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy.

Co Kodeks pracy rozumie przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Zgodnie z art. 103¹ Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. To rozróżnienie ma znaczenie. Jeśli sam zapiszesz się na kurs, nie zyskujesz automatycznie prawa do świadczeń przewidzianych w przepisach. Potrzebna jest inicjatywa firmy lub jej zgoda. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:

• urlop szkoleniowy,
• zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia i w nich uczestniczyć.

Za czas zwolnienia oraz czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Chcesz spojrzeć na temat szerzej niż przez przepisy? W poradniku HRK przeczytasz, czym jest rozwój zawodowy i jak wpływa na karierę pracownika.

6 czy 21 dni? Tyle wynosi urlop szkoleniowy

Nie każdy kurs zapewnia dodatkowe płatne wolne. Kodeks pracy wskazuje konkretne sytuacje, w których przysługuje urlop szkoleniowy. 6 dni otrzymuje pracownik przystępujący do:

• egzaminów eksternistycznych,
• egzaminu maturalnego,
• egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego.

21 dni przysługuje natomiast w ostatnim roku studiów. Czas ten jest przeznaczony na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Nie jest to więc dodatkowe 21 dni wolnego przyznawane co roku każdej studiującej osobie. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracownika dniami pracy. Co istotne, zachowuje on wynagrodzenie.

Czy firma musi zapłacić za kurs lub studia?

Płatnego urlopu szkoleniowego nie należy utożsamiać z finansowaniem samej edukacji. Pracodawca nie ma ogólnego obowiązku opłacania wybranego przez pracownika kierunku studiów czy kursu. Może jednak przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. W szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie. Firma może więc sfinansować cały kurs, pokryć część czesnego albo zapłacić za egzamin certyfikacyjny.

Taka decyzja powinna wynikać z potrzeb organizacji. Zamiast finansować przypadkowe szkolenia, lepiej najpierw ustalić, jakich umiejętności brakuje w zespole. W tym obszarze HR Consulting HRK wspiera firmy m.in. poprzez audyty kompetencyjne, badania 360° oraz Assessment & Development Center.

Umowa szkoleniowa – kiedy jest potrzebna?

Jeśli firma inwestuje kilka czy kilkanaście tysięcy złotych w edukację pracownika, może chcieć zabezpieczyć tę inwestycję. Służy temu umowa szkoleniowa. Dokument określa wzajemne prawa i obowiązki stron i wymaga formy pisemnej. Nie może też zawierać postanowień mniej korzystnych dla zatrudnionego niż przepisy Kodeksu pracy.

Nie zawsze istnieje obowiązek zawarcia umowy. Nie jest ona potrzebna, jeśli firma nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostania u danego pracodawcy po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeśli takie zobowiązanie zostanie wprowadzone, okres zatrudnienia po ukończeniu nauki nie może przekraczać 3 lat.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Podpisanie umowy szkoleniowej nie oznacza, że każde odejście z firmy kończy się rachunkiem za kurs. Obowiązek zwrotu kosztów może powstać m.in., gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo je przerwie. Dotyczy to również określonych w Kodeksie sytuacji, w których pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zwrot może być wymagany także wtedy, gdy zatrudniony rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem przed upływem okresu wskazanego w umowie, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy z przyczyn określonych w przepisach dotyczących mobbingu. Ustawa przewiduje też przypadki rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez pracownika, gdy nie występują ustawowe podstawy takiego działania.

Co istotne, zwrot dotyczy kosztów dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę, a nie wynagrodzenia otrzymanego za czas zwolnienia czy urlopu. Jego wysokość jest proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki lub okresu zatrudnienia w czasie jej trwania.

Jakich umiejętności warto się dziś uczyć?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich branż. Dane pokazują jednak wyraźny kierunek. Według Światowego Forum Ekonomicznego najszybciej rośnie znaczenie AI i big data, cyberbezpieczeństwa oraz kompetencji technologicznych. Jednocześnie firmy nadal potrzebują ludzi, którzy potrafią analizować informacje, myśleć kreatywnie, współpracować i szybko reagować na zmiany.

Myślenie analityczne pozostaje najczęściej wskazywaną kompetencją podstawową – za istotną uznaje je około 7 na 10 badanych pracodawców. Technologia nie usuwa więc znaczenia kompetencji społecznych. Zmienia raczej proporcje między wiedzą techniczną a zdolnościami, które pomagają wykorzystać ją w zespole. Różnicę między nimi szerzej wyjaśnia artykuł HRK o kompetencjach miękkich i twardych.

Kurs, studia czy projekt? Dobierz formę do celu

Studia podyplomowe sprawdzą się, gdy potrzebujesz pogłębionej wiedzy lub formalnego potwierdzenia kwalifikacji. Krótszy kurs będzie lepszym wyborem, jeśli chcesz opanować konkretne narzędzie. Szkolenie nie jest jednak jedyną możliwością. Do wyboru masz m.in.:

• szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne,
• studia podyplomowe,
• kursy e-learningowe i webinary,
• certyfikacje branżowe,
• warsztaty i konferencje,
• mentoring i coaching,
• projekty międzydziałowe,
• staże i praktyki.

Te ostatnie nie są zarezerwowane dla studentów. Mogą pomóc również osobie, która zmienia branżę i potrzebuje pierwszego doświadczenia w nowym obszarze. Więcej informacji znajdziesz w poradniku HRK o tym, jak działa staż zawodowy.

Mentoring czy coaching? Szkolenie nie zawsze jest najlepszą odpowiedzią

Wyobraź sobie specjalistę, który świetnie zna swój fach i ma objąć pierwszy zespół. Kolejny kurs teoretyczny niekoniecznie rozwiąże jego największe problemy. W takiej sytuacji przydatny może być mentor – doświadczona osoba, która przeszła podobną drogę, dzieli się wiedzą i pomaga przygotować się do nowych obowiązków.

Coaching działa inaczej. Coach nie przekazuje gotowych rozwiązań. Pomaga określić cel, zauważyć bariery i znaleźć własny sposób działania. Dobre programy rozwojowe mogą łączyć kilka metod: szkolenie dostarcza wiedzy, mentor pokazuje jej zastosowanie, a projekt pozwala sprawdzić nowe umiejętności podczas wykonywania konkretnych zadań.

Jeżeli firma przygotowuje pracownika do awansu albo chce sprawdzić jego potencjał przed zmianą roli, sama deklaracja gotowości może nie wystarczyć. Zewnętrzna ocena kandydata może być elementem procesu rekrutacji prowadzonego przez HRK.

Szkolenie jako koszt czy inwestycja? Liczy się to, co dzieje się później

Certyfikat w CV pracownika nie mówi jeszcze, czy firma dobrze wykorzystała budżet rozwojowy. Znaczenie ma efekt: czy po szkoleniu pracownik potrafi wykonać nowe zadanie, przejąć większą odpowiedzialność, pracować efektywniej albo przygotować się do kolejnej roli? Dobrze zaplanowany rozwój może też ograniczać potrzebę rekrutacji zewnętrznych. Jeśli firma przygotuje specjalistę do awansu, nie musi za każdym razem szukać menedżera poza organizacją. Oszczędza część kosztów rekrutacji i wdrożenia, a przy tym zachowuje wiedzę o procesach, klientach i zespole.

Przy planowaniu sukcesji szczególnie ważna staje się trafna ocena potencjału. Gdy potrzebny jest lider spoza organizacji, doświadczenie, podejście do rozwoju ludzi i dopasowanie do kultury firmy można zweryfikować już w ramach Executive Search HRK.

Możliwość rozwoju to także część oferty pracodawcy

„Oferujemy możliwość rozwoju” pojawia się w tysiącach ogłoszeń. Kandydat może jednak zapytać: co to konkretnie oznacza? Budżet na kursy? Mentoring? Certyfikacje? Jasną ścieżkę awansu? Możliwość zmiany stanowiska wewnątrz firmy? Jeśli za obietnicą nic nie stoi, szybko przestaje być atutem. Jeśli firma faktycznie inwestuje w ludzi, może natomiast wykorzystać ten element w komunikacji z kandydatami i obecnym zespołem.

Rozwój staje się wtedy częścią EVP, czyli wartości oferowanych pracownikom. Employer Branding HRK wspiera firmy m.in. w diagnozie doświadczeń i zaangażowania zespołu oraz budowaniu spójnej propozycji wartości pracodawcy.

Podnoś kwalifikacje z konkretnym celem

Kolejny kurs nie zawsze jest najlepszą decyzją. Najpierw odpowiedz na pytanie: co ma się zmienić po jego ukończeniu? Jeśli celem jest awans, sprawdź, jakich kompetencji wymaga nowe stanowisko. Jeśli zmiana zawodu – określ, czego brakuje Ci do wejścia do nowej branży. Firma powinna postawić sobie podobne pytanie przed uruchomieniem programu szkoleniowego.

Podnoszenie kwalifikacji ma największy sens wtedy, gdy nowa wiedza znajduje zastosowanie w pracy. Pracownik widzi wtedy efekt swojego wysiłku, a pracodawca – efekt wydanego budżetu. Jeśli rozwój prowadzi Cię do zmiany roli lub firmy, pomocny może być również poradnik HRK jak znaleźć dobrą pracę i przygotować się do poszukiwań.