Zatrudnienie pracownika – niezbędne dokumenty

Proces rekrutacji zakończył się pomyślnie? Gratulacje! Każdy pracownik wnosi do firmy nową wiedzę, umiejętności i energię, które mogą wpłynąć na rozwój całej organizacji. Zatrudnienie pracownika wymaga jednak dopełnienia szeregu formalności. Jakie dokumenty są potrzebne do umowy o pracę, a jakie w przypadku umowy zlecenia? Sprawdź!

Jakie dokumenty są niezbędne do prawidłowego zatrudnienia?

Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji dla nowo zatrudnionego pracownika to obowiązek każdego pracodawcy. Jego niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje natury prawnej. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może żądać od kandydata innych danych niż te, które zostały wyszczególnione przez prawodawcę w Artykule 22(1) Kodeksu Pracy, czyli m.in. imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu zatrudnienia, adresu zamieszkania, numeru PESEL, danych osobowych dzieci pracownika oraz osób z najbliższej rodziny, jeśli pracownik zgłosi chęć korzystania z przysługujących mu z tego tytułu uprawnień czy numeru rachunku płatniczego, na który ma wpłynąć wynagrodzenie.

Należy pamiętać, że pracodawca może zażądać od pracownika dokumentów potwierdzających prawdziwość danych podanych w kwestionariuszu oraz innych dokumentach.

Jakie dokumenty musisz przygotować jako nowy pracownik?

Nowo zatrudnione osoby często słyszą: „Proszę przygotować komplet dokumentów”. Co to dokładnie oznacza w praktyce? Najczęściej pracodawca poprosi o:

• Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości – potrzebny do weryfikacji danych oraz wpisania prawidłowych informacji do umowy i systemu kadrowo–płacowego.
• Numer PESEL (a w razie jego braku – dane z paszportu) – wykorzystywany m.in. przy zgłaszaniu do ZUS.
• Dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje – np. dyplom ukończenia studiów, świadectwo szkoły średniej, certyfikaty językowe lub zawodowe.
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia – na ich podstawie ustala się staż pracy, dodatki stażowe czy prawo do urlopu.
• Dokumenty potwierdzające szczególne uprawnienia – np. orzeczenie o niepełnosprawności, prawo jazdy określonej kategorii, uprawnienia SEP, książeczka sanepidowska.
• Numer rachunku bankowego, na który będzie przelewane wynagrodzenie.
• Informacje o sytuacji rodzinnej, jeśli pracownik zamierza korzystać z ulg lub uprawnień (np. oświadczenia do celów podatkowych, dane dzieci do świadczeń i zasiłków).

Warto przygotować także swoje CV oraz ewentualne referencje – nawet jeśli proces rekrutacyjny formalnie już się zakończył, mogą ułatwić doprecyzowanie zakresu obowiązków i stanowiska.

Dokumenty do umowy o pracę – perspektywa pracodawcy

Umowa o pracę to jedna z najczęściej zawieranych w Polsce umów między pracodawcą a pracobiorcą. W przypadku zawarcia tego typu umowy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika (niezależnie od tego, czy został zatrudniony na okres próbny, czas określony czy nieokreślony).

Co powinien zawierać komplet dokumentów dla nowego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę? Są to m.in.:

• kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę – zawiera podstawowe dane, informacje o wykształceniu i doświadczeniu, stanowi punkt wyjścia do umowy,
• skierowanie na badania lekarskie – pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi posiadać aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• umowa o pracę (na okres próbny/czas określony/czas nieokreślony) – sporządzona na piśmie, z jasno określonym stanowiskiem, wynagrodzeniem, wymiarem czasu pracy i miejscem wykonywania obowiązków,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych – jeśli przetwarzanie wykracza poza zakres wymagany przepisami,
• oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem – np. dodatkowy urlop, dni opieki na dziecko,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli pracownik chce objąć ubezpieczeniem np. dzieci czy małżonka,
• informacja dla pracowników zawierająca obowiązujące normy prawne dotyczące równego traktowania w zatrudnieniu – pracodawca ma obowiązek poinformowania o zasadach równego traktowania i zakazie dyskryminacji.

W praktyce do akt osobowych trafiają też m.in.: potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy, klauzule poufności czy zakres obowiązków, jeśli nie zostały opisane w treści umowy.

Jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia na umowy cywilnoprawne?

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia dokumenty kadrowe wyglądają nieco inaczej. Pracodawca nie jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych. Ma jednak obowiązek dostarczenia nowo zatrudnionemu pracownikowi takich dokumentów jak:

• kwestionariusz osobowy – zawiera dane identyfikacyjne potrzebne do rozliczeń ZUS i podatku,
• umowa zlecenia/umowa o dzieło – sporządzona na piśmie, z jasno określonym zakresem czynności lub rezultatu oraz zasadami wynagrodzenia,
• skierowanie na badania lekarskie – jeśli rodzaj wykonywanej pracy wiąże się z czynnikami szkodliwymi lub szczególnymi wymaganiami zdrowotnymi,
• skierowanie na szkolenie BHP (jeśli rodzaj wykonywanej pracy tego wymaga) – np. przy pracy na hali produkcyjnej czy magazynie.

Dodatkowo strony często uzupełniają dokumentację o: oświadczenia ZUS (status studenta, inne zatrudnienie), informacje o formie rozliczeń podatkowych czy zasady korzystania z narzędzi pracy.

Zatrudnienie – perspektywa pracodawcy i pracownika

Z punktu widzenia pracodawcy kluczowe jest, aby dokumentacja:

• potwierdzała tożsamość i kwalifikacje pracownika,
• umożliwiała prawidłowe zgłoszenie do ZUS i urzędu skarbowego,
• zabezpieczała firmę na wypadek kontroli PIP, ZUS, KAS.

Pracownik patrzy na dokumenty inaczej – oczekuje, że:

• umowa jasno określa wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i rodzaj zadań,
• zapisy są zgodne z Kodeksem pracy lub Kodeksem cywilnym,
• przysługiwać mu będą wynikające z umowy świadczenia (urlop, zasiłek, składki).

Dobrze przygotowany komplet dokumentów zmniejsza ryzyko sporów i nieporozumień po obu stronach.

Gdzie zgłosić nieprawidłowości związane z dokumentacją?

Organem, do którego można zgłosić nieprawidłowości związane m.in. z dokumentacją lub nieprzestrzeganiem bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji, jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). To instytucja, która jest odpowiedzialna za kontrolowanie przestrzegania przepisów dotyczących zatrudnienia. Kontrolerzy PIP mają prawo zażądać udostępnienia pełnej dokumentacji dotyczącej pracownika. Kontrola może być podjęta bez wcześniejszego uprzedzenia o każdej porze dnia. Znalezienie nieprawidłowości może skutkować nałożeniem grzywny lub mandatu nawet do 30 000 złotych, a w przypadku stwierdzenia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników wydaniem nakazu zamknięcia zakładu.

Czy warto powierzyć obowiązki kadrowe firmie zewnętrznej?

Zarządzanie dokumentacją personalną i administracją wynagrodzeniami to żmudne i czasochłonne zajęcie, szczególnie w firmach, które zatrudniają kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników. W korporacjach o zasięgu międzynarodowym lub ogólnopolskim obowiązki te spoczywają na pracownikach wewnętrznego działu HR. Nie w każdej firmie tego typu rozwiązanie jest możliwe i opłacalne. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na powierzenie zarządzania dokumentacją personalną wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu pracodawca może skupić się na bieżącej działalności, minimalizując ryzyko popełnienia kosztownego błędu.

FAQ – najczęstsze pytania o dokumenty przy zatrudnieniu

Czy pracodawca może żądać ode mnie zaświadczenia o niekaralności?
Tylko w sytuacjach przewidzianych w przepisach szczególnych (np. praca w ochronie, administracji publicznej, zawodach zaufania publicznego). W innych przypadkach żądanie takiego dokumentu jest niedopuszczalne.

Czy muszę dostarczać oryginały dokumentów?
Zazwyczaj wystarczy okazanie oryginału do wglądu i pozostawienie kopii w aktach osobowych. Pracodawca nie powinien zatrzymywać oryginałów dyplomów czy świadectw.

Kiedy muszę wykonać badania lekarskie?
Przed dopuszczeniem do pracy na danym stanowisku. Skierowanie wystawia pracodawca, a badanie wykonuje się u lekarza medycyny pracy współpracującego z firmą.

Czy przy umowie zlecenia wymagane są badania i BHP?
Jeśli charakter zadań wiąże się z zagrożeniami dla zdrowia lub bezpieczeństwa, pracodawca powinien zlecić badania oraz szkolenie BHP, nawet przy umowie cywilnoprawnej.

Czy pracodawca może zatrzymać wypłatę wynagrodzenia, jeśli brakuje jakiegoś dokumentu?
Brak dokumentów może utrudniać rozliczenia, ale wynagrodzenie za wykonaną pracę powinno zostać wypłacone. Sporne sytuacje warto konsultować z PIP lub prawnikiem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1465
   https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 1610 https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093