Zmiana czasu na zimowy – jedna dodatkowa godzina pracy, kilka ryzyk dla pracodawcy

W nocy z 24 na 25 października 2026 r. nastąpi zmiana czasu z letniego na zimowy. Dla przedsiębiorstw pracujących w systemach zmianowych oznacza to ryzyko niedoszacowania czasu pracy, błędnego naliczenia dodatków nocnych i niewłaściwego rozliczenia nadgodzin. Pozornie niewielka zmiana może prowadzić do zaległości wynagrodzeniowych, korekt list płac oraz naruszeń przepisów o czasie pracy. Szczególnego znaczenia nabiera prawidłowa konfiguracja systemów ewidencji i rozliczania czasu pracy.

Godzina, której nie można pominąć w ewidencji

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 4 marca 2022 r. w nocy z soboty 24 października na niedzielę 25 października 2026 r. o godzinie 3:00 czasu letniego środkowoeuropejskiego zegary zostaną cofnięte na godzinę 2:00 czasu środkowoeuropejskiego. W konsekwencji przedział oznaczony na zegarze jako 2:00–3:00 wystąpi dwukrotnie.

Dla pracowników wykonujących obowiązki podczas zmiany czasu oznacza to faktyczne wydłużenie czasu pracy. Przykładowo zmiana zaplanowana od 22:00 do 6:00 potrwa 9, a nie 8 godzin. Przy 12-godzinnym harmonogramie rzeczywisty czas pracy może wynieść 13 godzin.

Dodatki nocne i nadgodziny – gdzie powstaje ryzyko?

Zgodnie z art. 151⁸ Kodeksu pracy za każdą godzinę pracy w porze nocnej przysługuje dodatek wynoszący 20% stawki godzinowej obliczonej na podstawie minimalnego wynagrodzenia.

W październiku 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, a nominalny wymiar czasu pracy – 176 godzin. Oznacza to, że dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej wynosi 5,46 zł brutto.

Dodatkowa godzina pracy może spowodować przekroczenie dobowej normy czasu pracy albo przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. W takim przypadku, obok normalnego wynagrodzenia, przysługuje rekompensata za pracę nadliczbową. Jeżeli nadgodzina przypada w porze nocnej ustalonej u pracodawcy, dodatek wynosi 100% wynagrodzenia; w innych przypadkach wysokość dodatku ustala się zgodnie z art. 151¹ Kodeksu pracy. Zamiast dodatku pracodawca może udzielić czasu wolnego na zasadach określonych w art. 151² Kodeksu pracy.

Sama zmiana czasu nie w każdym przypadku powoduje pracę nadliczbową. Ocena zależy od systemu i rozkładu czasu pracy oraz od faktycznej liczby przepracowanych godzin. Pracodawca może z wyprzedzeniem ułożyć harmonogram tak, aby mimo cofnięcia zegarów rzeczywisty czas pracy nie przekroczył obowiązującej normy albo zaplanowanego przedłużonego wymiaru dobowego, z zachowaniem przepisów o odpoczynku.

Ryzyko nieprawidłowości pojawia się, gdy harmonogram nie uwzględnia zmiany czasu, a system rozliczeniowy automatycznie przyjmuje standardową długość zmiany.

Przykład – jak jedna godzina generuje zaległości wynagrodzeniowe?

Załóżmy, że pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy realizuje zmianę od 22:00 do 6:00, a pora nocna u pracodawcy obejmuje właśnie ten przedział.

Jeżeli system kadrowo-płacowy lub aplikacja do zarządzania czasem pracy rozliczy standardowe 8 godzin zamiast 9 godzin faktycznej pracy, pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za dodatkową godzinę ani dodatku nocnego w wysokości 5,46 zł. Jeżeli godzina ta stanowi pracę nadliczbową i nie została zrekompensowana czasem wolnym, powstanie również niedopłata dodatku za pracę nadliczbową.

W skali organizacji zatrudniającej wielu pracowników zmianowych analogiczne błędy mogą generować istotne zaległości oraz konieczność ponownego przeliczenia wynagrodzeń.

Ryzyko pracodawcy – co może pójść nie tak?

Największym zagrożeniem jest brak spójności pomiędzy harmonogramem pracy, faktyczną ewidencją godzin i naliczeniami na liście płac. Nieprawidłowości mogą również dotyczyć dopuszczalnego czasu pracy w poszczególnych systemach i prawa do odpoczynku.

Checklista kontrolna HR & Payroll przed zmianą czasu:

• Harmonogramy: Czy grafiki uwzględniają dodatkową godzinę i obowiązujący system czasu pracy, w tym ograniczenia dotyczące pracowników wykonujących określone rodzaje pracy nocnej?
• Rejestracja czasu pracy: Czy system prawidłowo rozpoznaje dwukrotne wystąpienie godziny 2:00–3:00 i zapisuje rzeczywisty czas pracy?
• Dodatki nocne: Czy naliczenia obejmują wszystkie faktycznie przepracowane godziny w porze nocnej?
• Nadgodziny: Czy dodatkowa godzina została prawidłowo zakwalifikowana i rozliczona zgodnie z systemem czasu pracy oraz zasadami rekompensaty?
• Odpoczynek i zgodność z przepisami: Czy wydłużenie zmiany nie naruszy obowiązujących limitów czasu pracy i minimalnych okresów odpoczynku?
• Integracja systemów: Czy dane pomiędzy rejestracją czasu pracy, ewidencją kadrową i systemem płacowym są przekazywane bez utraty dodatkowej godziny?

Błędna ewidencja czasu pracy i niewypłacenie należnych składników wynagrodzenia mogą skutkować roszczeniami pracowników oraz odpowiedzialnością za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. naruszenie przepisów o czasie pracy, o którym mowa w art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy, oraz niewypłacenie w terminie należnego wynagrodzenia lub innego świadczenia, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, jest zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł.

Komentarz eksperta HRK Payroll Consulting

„Zmiana czasu jest dobrym przykładem tego, jak pozornie niewielkie zdarzenie może ujawnić słabości procesów kadrowo-płacowych. Ryzyko nie wynika wyłącznie z dodatkowej godziny pracy, lecz przede wszystkim z braku kontroli nad przepływem danych pomiędzy harmonogramowaniem, ewidencją czasu pracy i naliczaniem wynagrodzeń.

Nowoczesne systemy HR i payroll, wyposażone w odpowiednio skonfigurowane mechanizmy walidacyjne, pozwalają automatycznie identyfikować rozbieżności pomiędzy planowanym a rzeczywistym czasem pracy, weryfikować przekroczenia norm oraz kontrolować naliczanie dodatków. Uwzględnienie zmiany czasu w konfiguracji systemów i prawidłowe przetwarzanie danych z rejestratorów znacząco ograniczają ryzyko błędów.

Rekomendujemy przeprowadzenie testów poprawności rozliczeń przed zamknięciem październikowej listy płac, szczególnie w organizacjach pracujących całodobowo i korzystających z kilku systemów informatycznych. Warto również zweryfikować z dostawcą usług payroll, czy stosowane rozwiązania uwzględniają zmianę czasu i jakie kontrole obejmują dane przekazywane do naliczeń.

Technologia nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia, ale właściwie wdrożona i kontrolowana pozwala ograniczać liczbę korekt, koszty operacyjne oraz ryzyko sporów pracowniczych i sankcji podczas kontroli PIP. To inwestycja nie tylko w zgodność z przepisami, lecz także w efektywność i wiarygodność procesów HR.”

Ewa Ślusarczyk-Bajer, Dyrektor Obszaru Usług Kadrowych i Płacowych HRK Payroll Consulting

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245), w szczególności art. 129, art. 131–132, art. 149, art. 151, art. 151¹, art. 151², art. 151⁷, art. 151⁸, art. 281 § 1 pkt 5 i art. 282 § 1 pkt 1.

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 4 marca 2022 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2022–2026 (Dz.U. z 2022 r. poz. 539).
• Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242).

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), w szczególności § 6 dotyczący dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927), w szczególności § 4b.