Od czego zacząć wdrożenie e-teczki w organizacji? Przewodnik HRK po cyfryzacji dokumentacji pracowniczej

Cyfrowa teczka pracownika (e-teczka) to dziś jeden z kluczowych elementów modernizacji procesów kadrowo-płacowych. Wdrożenie rozwiązania takiego jak DigiTeczka powered by HRK &LOGITO pozwala nie tylko uporządkować dokumentację pracowniczą, ale także podnieść efektywność bezpieczeństwo danych, usprawnić pracę działu HR i zapewnić pełną zgodność z przepisami prawa pracy, RODO i eIDAS.

Elektroniczne akta osobowe porządkują dokumentację, eliminują ryzyko błędów, przyspieszają obsługę procesów kadrowych i zapewniają pełną kontrolę nad danymi. To rozwiązanie, które wspiera zarówno działy HR, jak i całą organizację w drodze do cyfryzacji.

Aby proces ten zakończył się sukcesem, warto rozpocząć go od kilku kluczowych kroków.

Analiza potrzeb i procesów kadrowych – pierwszy krok do wdrożenia e-teczki

Skuteczna digitalizacja dokumentów HR zaczyna się od rzetelnej diagnozy obecnej sytuacji. Na tym etapie oceniamy:

• sposób przechowywania dokumentów,
• czasochłonność poszczególnych procesów kadrowych,
• poziom automatyzacji działań,
• zgodność obecnych praktyk z prawem pracy, RODO i eIDAS.

Taka analiza pozwala określić realne potrzeby organizacji oraz cele, które ma spełniać wdrożenie e-teczki.

Porządkowanie dokumentacji – fundament udanego wdrożenia DigiTeczki powered by HRK &LOGITO

Zanim dokumenty trafią do systemu elektronicznego, konieczne jest ich staranne uporządkowanie. Jest to jeden z najważniejszych etapów wdrożenia e-teczki, który minimalizuje ryzyko błędów i znacząco przyspiesza dalsze działania.

Co obejmuje porządkowanie dokumentacji?

1. Przegląd dokumentacji pracowniczej

Weryfikujemy:

• kompletność akt osobowych,
• obecność dokumentów wymaganych przepisami prawa pracy,
• duplikaty i nieaktualne lub nieczytelne dokumenty,
• formaty plików oraz sposób przechowywania.

2. Standaryzację formatów, nazw i struktury plików

Ujednolicenie dokumentów ułatwia digitalizację i integrację z systemem do przechowywania dokumentacji. Tworzymy m.in.:

• standardy formatów (np. PDF/A),
• zasady nazewnictwa dokumentów,
• strukturę folderów i metadanych.

3. Uzupełnianie braków w dokumentacji

To moment na wychwycenie brakujących umów, aneksów czy zaświadczeń i ich uzupełnienie, we współpracy z pracownikami lub odpowiednimi działami.

4. Digitalizację papierowych akt

Dokumenty są skanowane zgodnie z obowiązującymi standardami, przy zachowaniu:

• odpowiedniej jakości skanów,
• zgodności z RODO i eIDAS,
• najwyższych zasad bezpieczeństwa danych.

Wybór systemu e-teczki — na co zwrócić uwagę?

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań od prostych e-Teczek po kompleksowe platformy HR, jednak system powinien być dopasowany do organizacji. Przy wyborze e-teczki warto ocenić:

• doświadczenie dostawcy w obszarze HR i payroll,
• zakres wsparcia technicznego i wdrożeniowego,
• poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami,
• elastyczność i możliwość dopasowania do procesów firmy,
• opłacalność długoterminową.

DigiTeczka zbudowana przez HRK i LOGITO została stworzona z myślą o organizacjach, które oczekują stabilnego, bezpiecznego i zgodnego z prawem rozwiązania — w pełni wspieranego przez ekspertów HR i płac.

Zaangażowanie kluczowych działów – HR, IT i działu prawnego

Wdrożenie e-teczki to projekt, który wymaga współpracy kilku obszarów organizacji:

• HR – przygotowanie dokumentacji, weryfikacja zgodności z polityką kadrową, wyznaczenie standardów,
• IT – wdrożenie systemu, zarządzanie integracjami, zapewnienie bezpieczeństwa danych,
• Dział prawny – kontrola zgodności z prawem pracy, RODO i dokumentacją wewnętrzną.

Dobre przygotowanie i współpraca tych zespołów znacząco zwiększają szybkość i bezpieczeństwo procesu.

Szkolenia i komunikacja – klucz do akceptacji i efektywnego korzystania z DigiTeczki powered by HRK &LOGITO

Cyfrowe akta osobowe to nie tylko zmiana systemu, ale również zmiana sposobu pracy. Dlatego tak ważne jest:

• przeszkolenie zespołów HR z obsługi narzędzia,
• jasna komunikacja celu wdrożenia,
• zaangażowanie użytkowników końcowych.

Świadomy i dobrze przygotowany zespół to podstawa efektywnego wykorzystania możliwości e-teczki.

Plan wdrożenia e-teczki. Jak zaplanować proces, aby zakończył się sukcesem?

Skuteczne wdrożenie e-teczki wymaga przemyślanego harmonogramu i kontroli każdego etapu projektu. Kluczowe elementy to:

• Etapowa digitalizacja dokumentów – zgodnie z priorytetami prawnymi i operacyjnymi.
• Zarządzanie zasobami – dostępność zespołów HR, IT oraz odpowiedniej infrastruktury IT.
• Testy, pilotaż i ewaluacja – pozwalające wychwycić ewentualne błędy przed pełnym startem systemu.

Dobrze przygotowany plan minimalizuje ryzyko przestojów, błędów i dodatkowych kosztów.

DigiTeczka powered by HRK &LOGITO – bezpieczne i nowoczesne rozwiązanie dla Twojej organizacji

DigiTeczka powered by HRK & LOGITO to cyfrowa e-teczka przygotowana przez ekspertów HRK Payroll Consulting przy współpracy z firma IDEO na bazie sytemu LOGITO. Łączy:

• pełną zgodność z przepisami,
• wysokie standardy bezpieczeństwa danych,
• intuicyjną obsługę,
• wsparcie wdrożeniowe ekspertów HR.

Jeżeli Twoja organizacja planuje i digitalizację dokumentacji pracowniczej – wesprzemy cały proces od analizy, przez przygotowanie danych, aż po implementację i szkolenia.

Skontaktuj się z nami, aby rozpocząć wdrożenie e-teczki w Twojej firmie.