- Zgodność z przepisami – usługa w pełni zgodna z RODO i przepisami prawa pracy.
- Redukcja kosztów – mniej wydatków na druk, archiwizację, niszczenie dokumentów.
- Oszczędność czasu – szybki dostęp do dokumentów i automatyzacja procesów.
- Większe bezpieczeństwo – szyfrowanie, backupy i pełna kontrola dostępu.
- Wsparcie ekologiczne – redukcja zużycia papieru i śladu węglowego.
Skontaktuj się z nami!
Małgorzata Szkopiecka
Lider Zespołu Kadrowego, HRK Payroll Consulting
Zespół HRK Payroll Consulting świadczy usługi z zakresu profesjonalnego zarządzania dokumentacją personalną, naliczania wynagrodzeń oraz digitalizacji procesów HR.
Proces wdrożenia klienta
Szybkie i efektywne wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej
Wdrożenie DigiTeczki HRK to przemyślany i sprawdzony proces, który minimalizuje zaangażowanie po stronie klienta, a jednocześnie gwarantuje pełną kontrolę nad przebiegiem projektu. Każdy etap prowadzimy w ścisłej współpracy z zespołem HR i IT, dbając o zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo danych. Od analizy po bieżące zarządzanie – jesteśmy z Tobą na każdym kroku cyfrowej transformacji.
01. Bezpieczny start
Zapewniamy wzorcowe zawiadomienia dla pracowników i oświadczenia niezbędne do legalnego startu usługi. Dokonujemy przeglądu akt osobowych (oceniamy zgodność z prawem, weryfikujemy model indeksacji i precyzyjnie identyfikujemy dokumenty do usunięcia zgodnie z przepisami prawa pracy). Tworzymy szczegółowy wykaz przekazywanej dokumentacji, budując od pierwszego dnia nienaruszalny ślad audytowy.
02. Analiza przedwdrożeniowa
Projektujemy rozwiązania w pełni dopasowane do specyfikacji organizacji i jej procesów. Diagnozujemy procesy i strukturę operacyjną. Tworzymy harmonogram wdrożenia usługi. Opracowujemy koncepcję konfiguracji sytemu oraz określamy zakres digitalizacji. Ustalamy zasady dostępu i integracji. Mapujemy procesy (AS-IS do TO-BE), projektujemy architekturę ról oraz planujemy integracje z systemami kadrowo-płacowymi (ERP).
03. Cyfrowa gotowość
To czas na uruchomienie sytemu do pracy operacyjnej. Aktywujemy środowisko pracy. Wdrażamy wymagane integracje systemowe oraz konfigurujemy struktury i procesy w systemie. Przygotowujemy użytkowników do pracy w systemie oraz szkolimy zespół HR z obsługi systemu.
04. DigiForma w działaniu
Na tym etapie przygotowujemy akta do digitalizacji. Skanujemy dokumenty w rygorystycznych standardach jakości, zapewniając idealną czytelność dokumentów. Rozdzielamy dokumenty na poszczególne pliki (umowy, aneksy, zaświadczenia) oraz indeksujemy i opisujemy je metadanymi, trwale umieszczając je w strukturze e-teczki.
05. Bezpieczne pożegnanie z papierem
To etap zamknięcia pracy z dokumentacją papierową w sposób kontrolowany i zgodny z przepisami. Zwracamy lub bezpiecznie niszczymy dokumentację papierową zgodnie z normami i przepisami.
06. Zarządzanie operacyjne
W ramach tego etapu zapewniamy Klientowi ciągłe wsparcie w obsłudze i przetwarzaniu dokumentacji papierowej oraz elektronicznej, dbając o jej poprawność, bezpieczeństwo i zgodności z procesami.
Dowiedz się więcej o tym, jak w HRK Payroll Consulting dbamy o jakość naszych usług.
Zobacz, jak dbamy o jakość naszych usług: Zintegrowany System Zarządzania
