Podanie o przejście na emeryturę – kiedy je napisać? [wzór pisma]

Skończenie 60 lub 65 lat nie oznacza, że następnego dnia pracownik automatycznie staje się emerytem. Trzeba załatwić formalności w dwóch miejscach: zakończyć zatrudnienie u pracodawcy i złożyć wniosek o emeryturę do ZUS. To dwa odrębne procesy, które łatwo ze sobą pomylić. Kiedy napisać podanie o przejście na emeryturę? Co powinno się w nim znaleźć? I jak zaplanować rozwiązanie umowy, aby nie opóźnić wypłaty świadczenia?

Podanie o przejście na emeryturę a wniosek do ZUS – to nie jest to samo

Podanie o przejście na emeryturę to pismo kierowane do pracodawcy. Pracownik informuje w nim o zamiarze zakończenia aktywności zawodowej i może zaproponować rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

Osobno trzeba wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przyznanie emerytury. Służy do tego formularz EMP. Wniosek można przekazać w placówce ZUS, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie przez PUE/eZUS. Nie należy więc traktować pisma przekazanego do działu HR jako wniosku o świadczenie z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Dla pracodawcy oznacza to z kolei konieczność prawidłowego zamknięcia zatrudnienia, przygotowania dokumentacji i rozliczenia należności. Przy większej skali zatrudnienia takie procesy mogą być elementem zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej HRK.

Kiedy można przejść na emeryturę?

Powszechny wiek emerytalny wynosi w Polsce 60 lat w przypadku kobiet i 65 lat w przypadku mężczyzn. Samo uzyskanie prawa do emerytury nie oznacza jednak obowiązku zakończenia pracy. Przyszły emeryt może kontynuować zatrudnienie i złożyć wniosek później. Inne zasady mogą dotyczyć m.in. osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz korzystających z innych świadczeń emerytalnych. W takich sytuacjach przed podjęciem decyzji najlepiej sprawdzić indywidualne uprawnienia w ZUS.

Jak rozwiązać umowę w związku z przejściem na emeryturę?

Jednym z najprostszych rozwiązań jest porozumienie stron. Pracownik i pracodawca wspólnie ustalają wtedy datę zakończenia zatrudnienia, bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. Porozumienie wymaga jednak zgody obu stron. Pracownik nie może jednostronnie zdecydować, że umowa zakończy się we wskazanym przez niego terminie. Jeśli pracodawca nie wyrazi zgody, pracownik może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem. Trzeba wówczas uwzględnić właściwy okres wypowiedzenia.

Warto pamiętać również o ochronie przedemerytalnej. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć umowy osobie, której brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia jej uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Ochrona nie oznacza jednak, że sam pracownik nie może zdecydować o zakończeniu stosunku pracy.

Dla organizacji odejście wieloletniego eksperta może oznaczać potrzebę szybkiego znalezienia następcy. W takich sytuacjach rekrutacja HRK pozwala połączyć planowanie sukcesji z poszukiwaniem osoby o kompetencjach potrzebnych na danym stanowisku.

Podanie o przejście na emeryturę – co powinno zawierać?

Nie istnieje jeden urzędowy wzór pisma do pracodawcy. Dokument powinien jednak jasno wskazywać, czego oczekuje pracownik. Warto zawrzeć w nim:

• miejscowość i datę,
• dane pracownika,
• dane pracodawcy,
• prośbę o rozwiązanie umowy o pracę,
• proponowaną datę zakończenia zatrudnienia,
• informację, że następuje ono w związku z przejściem na emeryturę,
• podpis pracownika.

Ostatnie sformułowanie jest szczególnie istotne z punktu widzenia późniejszego ustalenia prawa do odprawy emerytalnej. Związek między ustaniem zatrudnienia a przejściem na świadczenie powinien wynikać z dokumentacji.

Podanie o przejście na emeryturę – wzór pisma

Warszawa, 30 września 2026 r.

Anna Kowalska
stanowisko: Specjalista ds. administracji

ABC Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10
00-000 Warszawa

Podanie o rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę

Zwracam się z prośbą o rozwiązanie, na mocy porozumienia stron, umowy o pracę zawartej 1 marca 2015 r., ze skutkiem na dzień 30 października 2026 r., w związku z przejściem na emeryturę.

Proszę o przygotowanie dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia.

Anna Kowalska
podpis pracownika

Taki wzór pisma jest krótki, ale zawiera najważniejsze informacje. Nie ma potrzeby opisywania historii zatrudnienia ani uzasadniania decyzji o zakończeniu pracy.

Czy podanie trzeba złożyć miesiąc wcześniej?

Nie istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą podanie o przejście na emeryturę trzeba przekazać pracodawcy co najmniej miesiąc wcześniej. Jeżeli strony wybierają porozumienie, same ustalają datę zakończenia zatrudnienia. Może przypadać nawet kilka dni później. Jeśli pracownik składa wypowiedzenie, obowiązuje go natomiast okres wynikający z rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy. Dlatego termin najlepiej ustalić wcześniej z działem HR. Firma zyskuje czas na przekazanie obowiązków, przygotowanie dokumentów i rozliczeń, a pracownik może skoordynować zakończenie pracy ze złożeniem dokumentów do ZUS.

Sprawne prowadzenie takich procesów wymaga uporządkowanej dokumentacji. HR Consulting HRK może wspierać organizacje m.in. w projektowaniu procesów HR i zarządzaniu zmianami personalnymi.

Czy trzeba zwolnić się choć na jeden dzień, żeby ZUS wypłacił emeryturę?

To jedna z najważniejszych zasad. Jeśli pracownik osiągnął powszechny wiek emerytalny i nadal pracuje na podstawie stosunku pracy nawiązanego przed nabyciem prawa do emerytury, ZUS może ustalić prawo do świadczenia, ale jego wypłata zostanie zawieszona do czasu rozwiązania tego stosunku pracy.

Po zakończeniu zatrudnienia można ponownie podpisać umowę nawet z tym samym pracodawcą. Nie ma jednak przepisu, który zobowiązywałby firmę do ponownego zatrudnienia pracownika następnego dnia. Jeśli dalsze zatrudnienie ma być kontynuowane, najlepiej uzgodnić zasady wcześniej. Samo ustne zapewnienie nie daje pracownikowi gwarancji ponownego przyjęcia.

Gdy odejście dotyczy specjalisty technologicznego, a organizacja potrzebuje czasu na znalezienie następcy, rozwiązaniem przejściowym może być IT Contracting HRK, który pozwala uzupełnić zespół o kompetencje potrzebne w określonym projekcie lub okresie.

Wniosek o emeryturę – kiedy i jak złożyć go do ZUS?

Wniosek EMP można złożyć najwcześniej 30 dni przed spełnieniem warunków do uzyskania świadczenia, np. przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego. Nie trzeba więc czekać ze złożeniem dokumentów do ostatniego dnia pracy. ZUS ustala emeryturę od miesiąca, w którym złożono wniosek, ale nie wcześniej niż od dnia spełnienia warunków.

Przy składaniu dokumentów potrzebne mogą być informacje pozwalające potwierdzić okresy ubezpieczenia, wynagrodzenie czy kapitał początkowy. Zakres dokumentacji zależy od historii ubezpieczonego – część danych ZUS ma już na koncie ubezpieczonego. Jeżeli do uruchomienia wypłaty konieczne jest potwierdzenie ustania zatrudnienia, znaczenie ma również świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy.

Odprawa emerytalna – ile wynosi?

Zakończenie zatrudnienia w związku z przejściem na emeryturę uruchamia jeszcze jedno uprawnienie. Na podstawie art. 92¹ Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje jednorazowa odprawa emerytalna w wysokości co najmniej jednomiesięcznego wynagrodzenia.

Prawo do niej nie zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo inne przepisy mogą natomiast przewidywać korzystniejszą wysokość świadczenia. Odprawę ustala się według zasad stosowanych przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia oznacza to konieczność prawidłowego ustalenia podstawy z odpowiedniego okresu.

To jeden z powodów, dla których obsługa odejścia na emeryturę nie kończy się na wystawieniu świadectwa pracy. Dział payroll musi prawidłowo zamknąć wynagrodzenie, urlop, odprawę i pozostałe należności. HRK obsługuje ponad 105 tys. pracowników w zakresie kadr i płac, dlatego usługi HRK obejmują również wsparcie organizacji w procesach kadrowo-płacowych.

Kiedy najbardziej opłaca się przejść na emeryturę?

Tu nie ma jednej daty dobrej dla wszystkich. Na jej wysokość wpływają m.in. zgromadzone składki, kapitał początkowy, wyniki poprzednich waloryzacji kwartalnych oraz średnie dalsze trwanie życia stosowane przy obliczaniu świadczenia. Znaczenie ma również moment złożenia wniosku. Odłożenie decyzji może zwiększyć kapitał zapisany na koncie i skrócić statystyczny okres dalszego trwania życia, ale oznacza też późniejsze rozpoczęcie pobierania świadczenia.

Dlatego nie należy automatycznie przyjmować, że luty czy lipiec będą najlepszym miesiącem dla każdej osoby. Efekt zależy od indywidualnych danych, aktualnych tablic GUS i zasad waloryzacji. Przed wyborem konkretnej daty warto poprosić ZUS o wyliczenie prognozowanej wysokości świadczenia. Podobnie ostrożnie trzeba podchodzić do zasady „1–2 dni przed końcem miesiąca”. W określonych sytuacjach takie zaplanowanie rozwiązania umowy może być korzystne, ale efekt zależy od daty złożenia wniosku i spełnienia warunków do wypłaty.

Co musi zrobić dział HR, gdy pracownik przechodzi na emeryturę?

Dla pracownika proces kończy wieloletni etap aktywności zawodowej. Dla HR oznacza serię konkretnych czynności. Trzeba prawidłowo udokumentować ustanie stosunku pracy, wystawić świadectwo pracy, rozliczyć wynagrodzenie i urlop, ustalić prawo do odprawy oraz uporządkować dokumentację pracowniczą. Przy dużej liczbie pracowników łatwo zobaczyć, dlaczego cyfryzacja akt przestaje być wyłącznie kwestią wygody. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją ułatwia dostęp do historii zatrudnienia i ogranicza pracę z dokumentami papierowymi. HRK wspiera firmy w cyfryzacji procesów HR, w tym poprzez rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Odejście doświadczonej osoby może też ujawnić problem sukcesji. Jeśli wraz z pracownikiem firma traci wiedzę gromadzoną przez kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, samo zatrudnienie następcy nie wystarczy. Potrzebny jest plan przekazania know-how. Przy obsadzaniu stanowisk o dużym znaczeniu biznesowym wsparciem może być Executive Search HRK.

Przejście pracownika na emeryturę warto zaplanować z wyprzedzeniem

Dobrze przeprowadzony proces powinien uwzględniać interes obu stron. Pracownik potrzebuje prawidłowych dokumentów, odprawy i pewności, że spełnił warunki potrzebne do uruchomienia świadczenia. Pracodawca – czasu na rozliczenie zatrudnienia, przekazanie obowiązków i zabezpieczenie wiedzy pozostającej w organizacji.

Jeżeli odejście oznacza konieczność szybkiego pozyskania nowego specjalisty, HRK wspiera firmy również poprzez rekrutacje specjalistyczne. Przy szerszej zmianie organizacyjnej warto natomiast połączyć rekrutację z analizą struktury, kompetencji i planów sukcesji. Samo podanie o przejście na emeryturę zajmuje kilka zdań. Znacznie ważniejsze jest to, co firma i pracownik zrobią przed jego złożeniem i po nim.