Urlop bezpłatny 2026 – zasady, konsekwencje, wniosek

Poznaj najczęstsze powody urlopu bezpłatnego i zasady jego funkcjonowania

Kodeks pracy daje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę możliwość skorzystania z kilku rodzajów urlopów – nie tylko wypoczynkowego, ale także okolicznościowego, szkoleniowego czy bezpłatnego. To właśnie ten ostatni budzi najwięcej wątpliwości. Kiedy można wziąć urlop bezpłatny? Czy pracownikowi przysługuje wówczas prawo do wynagrodzenia? Czy pracodawca może odmówić przyznania takiego urlopu? Sprawdź, co mówi na ten temat Kodeks pracy.

Czym jest urlop bezpłatny? Podstawa prawna w Kodeksie pracy

Urlop bezpłatny został uregulowany w art. 174–174¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, urlop ten może zostać udzielony wyłącznie na pisemny wniosek pracownika (art. 174 § 1 KP). Przysługuje osobom zatrudnionym na umowę o pracę – zarówno na czas określony, jak i nieokreślony.

W okresie urlopu bezpłatnego pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, a pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia. Stosunek pracy nadal jednak trwa, a urlop nie powoduje jego zawieszenia w sensie prawnym. Zgodnie z art. 174 § 3 KP pracodawca nie może w tym czasie wypowiedzieć pracownikowi umowy, chyba że zachodzą szczególne okoliczności określone w przepisach, np. likwidacja lub upadłość zakładu pracy (art. 41¹ KP).

Kodeks pracy nie wskazuje maksymalnego czasu trwania urlopu bezpłatnego – długość ustalana jest indywidualnie między pracownikiem a pracodawcą (art. 174 § 1 KP). Pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika wykorzystania urlopu wypoczynkowego przed udzieleniem urlopu bezpłatnego ani nakazywać jego zamiany (art. 152–168 KP regulują urlop wypoczynkowy i nie przewidują takiej możliwości).

Przeczytaj też: Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi i od czego to zależy?

Jakie są konsekwencje urlopu bezpłatnego? (ZUS, ubezpieczenia, staż pracy, świadczenia)

Urlop bezpłatny jest korzystnym rozwiązaniem w wielu sytuacjach, ale wiąże się z konkretnymi skutkami prawnymi i finansowymi. Część z nich wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy (art. 174–174¹), a część z regulacji ZUS. Poznaj najważniejsze elementy, o których pracownik powinien pamiętać przed złożeniem wniosku.

Urlop bezpłatny a wynagrodzenie

Pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie otrzymuje wynagrodzenia (art. 174 § 1 KP). Jest to podstawowa i najbardziej odczuwalna konsekwencja. W praktyce oznacza całkowity brak dochodu przez okres wskazany we wniosku.

Urlop bezpłatny a staż pracy

Zgodnie z art. 174 § 2 Kodeksu pracy, okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Dotyczy to m.in.:

• dodatku stażowego,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• nagród jubileuszowych,
• okresów uprawniających do emerytury pomostowej (tam, gdzie ma to znaczenie).

Staż pracy „zatrzymuje się” na czas trwania urlopu.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Jeśli urlop bezpłatny trwa powyżej 30 dni, zgodnie z art. 155² KP jego okres obniża wymiar urlopu wypoczynkowego. Zasada jest prosta: im dłuższy urlop bezpłatny, tym więcej dni urlopu wypoczynkowego pracownik traci.

Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne (ZUS)

Urlop bezpłatny powoduje przerwanie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeśli trwa dłużej niż 30 dni.
Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej:

• do 30 dni — pracownik nadal ma prawo do świadczeń zdrowotnych,
• po 30 dniach — traci prawo do ubezpieczenia zdrowotnego, o ile nie zostanie zgłoszony jako członek rodziny do ubezpieczenia współmałżonka lub innej osoby z rodziny.

W praktyce oznacza to, że pracownik musi:

▪ zostać zgłoszony do ubezpieczenia przez członka rodziny (najczęściej małżonka), albo
 ▪ opłacać ubezpieczenie zdrowotne samodzielnie w NFZ.

Urlop bezpłatny a ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe)

Na urlopie bezpłatnym pracownik nie podlega żadnym ubezpieczeniom społecznym ZUS, co oznacza:

• brak naliczania składek emerytalnych i rentowych,
• brak ochrony ubezpieczenia chorobowego,
• przerwę w okresach składkowych i nieskładkowych.

Wpływa to bezpośrednio na przyszłe świadczenia, w tym wysokość emerytury.

Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy

Zgodnie z ustawą zasiłkową, w czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Jeśli zachoruje w trakcie urlopu, zasiłek nie przysługuje — nawet jeśli wcześniej był objęty ubezpieczeniem chorobowym.

Kiedy można wziąć urlop bezpłatny? Najczęstsze powody urlopu bezpłatnego

Pracownik nie musi podawać powodu we wniosku o urlop bezpłatny, ale w praktyce warto to zrobić, ponieważ jego udzielenie zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy (art. 174 § 1 Kodeksu pracy). Jasne uzasadnienie zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie prośby. Powody mogą wynikać zarówno z sytuacji życiowych, jak i planów zawodowych czy edukacyjnych.

Najczęstsze powody, dla których pracownicy wnioskują o urlop bezpłatny

Ponieważ jego udzielenie zależy wyłącznie od zgody pracodawcy, jasno opisany powód we wniosku zwiększa szanse na akceptację.

Zdarzenia losowe i pilne sytuacje rodzinne:

• pożar, zalanie lub inne szkody w mieszkaniu wymagające natychmiastowego działania,
• konieczność zapewnienia opieki choremu zwierzęciu,
• opieka nad bliską, niespokrewnioną osobą (np. partnerem lub przyjacielem),
• nagłe zdarzenia, które uniemożliwiają wykonywanie pracy w danym czasie.

Sprawy prywatne lub organizacyjne:

• załatwienie ważnych spraw rodzinnych (np. przeprowadzka, sprawy urzędowe),
• długotrwały remont wymagający obecności w domu,
• potrzeba odpoczynku po trudnym okresie, gdy pracownik nie chce wykorzystywać urlopu wypoczynkowego.

Rozwój osobisty i edukacja:

• uczestnictwo w studiach podyplomowych lub kursach wymagających wyjazdu,
• przygotowanie do egzaminów zawodowych,
• chęć zdobycia nowych kwalifikacji niezwiązanych z obecną pracą.

Cele zawodowe i projekty zewnętrzne:

• czasowe wykonywanie pracy lub projektu u innego pracodawcy (art. 174¹ KP — wymaga zgody obecnego pracodawcy),
• zaangażowanie w wolontariat, akcje społeczne lub projekty non-profit,
• wyjazd w celu zebrania materiałów do książki, badań terenowych lub pracy twórczej.

Inne częste powody praktyczne:

• sezonowa praca w gospodarstwie rolnym,
• dłuższa podróż zagraniczna, której nie da się zmieścić w urlopie wypoczynkowym,
• próba założenia własnej działalności lub rozwijanie własnego projektu biznesowego,
• konieczność wsparcia rodziny w innej lokalizacji (np. opieka nad rodzicem po operacji)

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego bez podania przyczyny. Co więcej, zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik nie może odwołać się od tej decyzji. Jeśli więc pracodawca odrzuci wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego, pracownik ma dwie możliwości: może skorzystać z urlopu płatnego wypoczynkowego (jeśli może) lub złożyć wypowiedzenie, jeśli wymagają tego okoliczności.

Czy na urlopie bezpłatnym można pracować?

Urlop bezpłatny nie wyklucza możliwości podjęcia przez pracownika innej pracy zarobkowej. Choć jest to działanie zgodne z Kodeksem pracy, w niektórych sytuacjach może zostać źle odebrane przez pracodawcę. Przełożony może więc taki wniosek odrzucić. Zatajenie faktu wykonywania innej pracy zarobkowej na urlopie bezpłatnym może jednak negatywnie wpłynąć na relacje z pracodawcą, np. w sytuacji gdy pracownik we wniosku wskaże konieczność opieki nad bliską osobą, a zostanie „przyłapany” na wykonywaniu pracy zarobkowej. Zaufanie pracodawcy do takiego pracownika może zostać poważnie nadszarpnięte. Kolejny wniosek o udzielenie bezpłatnego urlopu prawdopodobnie nie zostanie pozytywnie rozpatrzony.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na bezpłatny urlop?

Tak, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na obowiązkowy urlop bezpłatny, np. w sytuacji gdy pracownik otrzymuje powołanie do pełnienia funkcji publicznej (np. zostaje posłem) lub gdy musi odbyć obowiązkowe ćwiczenia wojskowe.

Pracodawca może także udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego i skierować pracownika do pracy u innego pracodawcy.

Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym

Urlop bezpłatny nie oznacza przerwania stosunku pracy, więc pracownik po jego zakończeniu powinien wrócić do pracy na takich samych zasadach. Zdarza się jednak, że urlop bezpłatny trwa kilka miesięcy, a nawet rok. Może się zdarzyć, że pracodawca nie jest w stanie zagwarantować pracownikowi pracy na tym samym stanowisku. Może wówczas zawrzeć z pracownikiem porozumienie określające nowe zasady zatrudnienia lub wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające.

Urlop bezpłatny udzielony na czas określony może zostać skrócony zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Co do zasady, konieczna jest jednak zgoda obu stron. Pracodawca z ważnych przyczyn może jednak odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego. Przyczyny te nie zostały dokładnie opisane w Kodeksie pracy. Skrócenie urlopu zazwyczaj jest spowodowane zmianami w firmie i koniecznością reorganizacji pracy. Pracownik, który chce skrócić urlop bezpłatny, powinien złożyć stosowny wniosek.

Wniosek o urlop bezpłatny – pobierz darmowy wzór (DOC, PDF)

………………………………….

(miejscowość, data)

………………………………….

………………………………….

(dane pracownika)

………………………………….

………………………………….

(dane zakładu pracy)

Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego

Na podstawie art. 174 Kodeksu pracy zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu bezpłatnego w terminie od dnia…………………………………. do dnia ………………………………….

Uzasadnienie prośby:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………. ………………………………….

(podpis pracodawcy) (podpis pracownika)

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o urlop bezpłatny

1. Czy urlop bezpłatny przerywa staż pracy?

Tak. Urlop bezpłatny nie wlicza się do stażu pracy, a w przypadku urlopu trwającego dłużej niż 30 dni – wpływa także na obniżenie wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego.

2. Czy w czasie urlopu bezpłatnego mam prawo do wynagrodzenia?

Nie. Urlop bezpłatny oznacza pełne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i brak wynagrodzenia w tym okresie.

3. Czy podczas urlopu bezpłatnego mam nadal ubezpieczenie zdrowotne?

Jeśli urlop trwa do 30 dni, pracownik zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych. Powyżej 30 dni konieczne jest zgłoszenie do ubezpieczenia jako członek rodziny osoby ubezpieczonej.

4. Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Tak. Pracodawca może odmówić bez podania przyczyny, a pracownik nie ma prawa odwołać się od tej decyzji.

5. Czy pracodawca może wysłać mnie na urlop bezpłatny bez mojej zgody?

Tak, ale tylko w ściśle określonych przypadkach, np. powołanie pracownika do pełnienia funkcji publicznej lub oddelegowanie do innego pracodawcy. Standardowy urlop bezpłatny wymaga wniosku pracownika.

6. Czy przebywając na urlopie bezpłatnym mogę zachorować i otrzymać zasiłek chorobowy?

Nie. W czasie urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do zasiłku chorobowego, ponieważ pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu.

7. Czy informacja o urlopie bezpłatnym pojawi się w świadectwie pracy?

Tak. Każdy okres urlopu bezpłatnego musi być odnotowany w świadectwie pracy.

Podsumowanie – urlop bezpłatny w pigułce

Urlop bezpłatny to rozwiązanie, które daje pracownikowi możliwość czasowego zawieszenia obowiązków bez utraty stosunku pracy, ale wiąże się z istotnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Choć przepisy Kodeksu pracy (art. 174–174¹) jasno wskazują zasady jego udzielania, decyzja o przyznaniu urlopu zawsze należy do pracodawcy. Dlatego kluczowe znaczenie ma dobrze przygotowany wniosek oraz uzasadnienie, które pokazuje rzeczywistą potrzebę skorzystania z przerwy w pracy.

Warto pamiętać, że urlop bezpłatny wpływa na staż pracy, ubezpieczenia, prawo do świadczeń oraz wymiar urlopu wypoczynkowego — szczególnie gdy trwa dłużej niż 30 dni. Zanim pracownik zdecyduje się na taki krok, powinien dokładnie przeanalizować swoją sytuację finansową, rodzinną i zawodową oraz omówić planowany urlop z pracodawcą.

Dobrze sporządzony wniosek, świadomość konsekwencji oraz znajomość swoich praw i obowiązków to najlepszy sposób, aby bezpiecznie skorzystać z urlopu bezpłatnego.

Źródła:

1. Kodeks pracy – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
   
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. 2004 nr 210 poz. 2135 z późn. zm.) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20042102135/U/D20042135Lj.pdf
   
3. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636 z późn. zm.) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19990600636/U/D19990636Lj.pdf
   
4. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Informator o prawach i obowiązkach pracownika (MRPiPS.gov.pl) https://www.gov.pl/web/rodzina