Artykuły, payroll consulting, porady dla pracodawców, porady dla pracowników, prawo, 03.06.2025
ZUS RIA – łatwiejsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą
4 min.

Zdigitalizuj dokumentację z Raportem ZUS RIA – oszczędzaj czas i zapewnij bezpieczeństwo danych. Jak dokładnie to działa i jakie korzyści ze sobą niesie? Wyjaśniamy.
Dlaczego warto skorzystać z Raportu ZUS RIA?
Korzyści dla przedsiębiorców:
- Automatyzacja procesów: Przekazuj informacje o pracownikach bez konieczności dołączania papierowych dokumentów.
- Oszczędność czasu i kosztów: Skrócony termin przechowywania dokumentacji pracowniczej (akta i dokumentacja płacowa).
Korzyści dla pracowników:
- Bezpieczeństwo danych: Dane pracowników są bezpiecznie zapisywane na ich koncie ZUS.
- Przejrzystość informacji: Pracownicy otrzymują kopie raportu RIA oraz regularne informacje o stanie konta ZUS.
Zakres Danych w ZUS RIA
- Przychody pracownika: Dane za lata 1999-2018, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.
- Okresy zatrudnienia: Informacje o pracy nauczyciela, pracy w szczególnych warunkach oraz okolicznościach rozwiązania stosunku pracy.
- Dodatkowe informacje: Deputat węglowy lub jego pieniężny ekwiwalent.
Dla kogo jest ZUS RIA? Dotyczy wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej albo zlecenia w latach 1999-2018.
Dodatkowe informacje
Jak to działa?
- Złóż oświadczenie OSW: Oświadczenie o Zamiarze Przekazania Raportów Informacyjnych.
- Przekazuj dokumenty w terminie:
- Rok od dnia złożenia oświadczenia (jeśli pracownik zakończy pracę przed złożeniem oświadczenia).
- Moment wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń (jeśli pracownik kończy pracę po złożeniu oświadczenia).
Informacje dla pracowników
- Kopie raportu RIA: Pracodawca wydaje kopie raportu RIA oraz świadectwo pracy w warunkach szczególnych, jeśli dotyczy.
- Skrócony okres przechowywania akt: Informacje o skróconym okresie przechowywania akt osobowych.
- Informacje od ZUS: Regularne powiadomienia o stanie konta ZUS.
Powiadomienia dla byłych pracowników
- Stan konta ZUS: Informacja o stanie konta ZUS za rok, w którym przekazano raport informacyjny.
- Powiadomienia PIT: Roczne obliczenie podatku PIT za rok, w którym przekazano raport informacyjny, jeśli pracownik jest uprawniony do pobierania emerytury.
- Skrócony okres przechowywania dokumentacji: Informacje o prawie do odbioru dokumentacji i obowiązujących terminach.
Jeżeli chcieliby Państwo poznać więcej szczegółów, zapraszamy do kontaktu.