Czym jest nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy i jakie są jej konsekwencje?

Dowiedz się czy pracodawca ma prawo zwolnić pracownika za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Kodeks pracy mówi jasno: każda absencja musi zostać wyjaśniona. W przeciwnym razie może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym. Jakie jeszcze konsekwencje grożą za nieprzyjście do pracy bez podania powodu? Sprawdź!

Kiedy mówimy o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy?

Kodeks pracy chroni zarówno prawa pracowników, jak i interesy pracodawców. Jednym z podstawowych obowiązków pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę jest obowiązek świadczenia pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę oraz w wyznaczonych przez niego godzinach.

Nieobecność w pracy może mieć poważne konsekwencje dla całej firmy. Absencja pracownika może przyczynić się do poważnych strat finansowych lub wizerunkowych, np. gdy pracownik nie dotrze na spotkanie z klientem lub nie zrealizuje zaplanowanego kursu. Wiele zależy od charakteru działalności przedsiębiorstwa, a także stanowiska pracownika, który dopuścił się absencji.

O nieobecności usprawiedliwionej mówimy, wtedy gdy pracownik nie stawił się w miejscu pracy, ale swoją absencję może usprawiedliwić i dokona tego w wyznaczonym terminie.

O nieobecności nieusprawiedliwionej mówimy wtedy, gdy pracownik nie pojawił się w pracy i nie przedstawił pracodawcy usprawiedliwienia w ustalonym terminie.

Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy – konsekwencje dla pracownika

Nieusprawiedliwiona nieobecność to jedno z najpoważniejszych naruszeń podstawowych obowiązków pracowniczych. Pracodawca ma prawo podjąć szereg działań dyscyplinujących, a ich skutek może być odczuwalny zarówno finansowo, jak i w dalszej karierze zawodowej pracownika.

1. Kara porządkowa – upomnienie lub nagana

Pierwszym krokiem, po ustaleniu braku usprawiedliwienia, może być kara porządkowa przewidziana w art. 108 Kodeksu pracy. Upomnienie lub nagana trafiają do akt osobowych pracownika i mogą utrudnić negocjacje dotyczące premii, awansu czy zmiany stanowiska.

2. Kara pieniężna potrącana z wynagrodzenia

Za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności pracodawca może nałożyć karę pieniężną w wysokości do jednodniowego wynagrodzenia. Oprócz tego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za czas absencji, co oznacza realną utratę części zarobków.

3. Utrata premii i dodatków

W firmach, w których obowiązuje system premiowy, „nieusprawiedliwiona” najczęściej powoduje automatyczne odebranie premii miesięcznej lub kwartalnej. Nawet jednorazowe naruszenie może wpłynąć na ocenę pracowniczą w danym okresie.

4. Wypowiedzenie umowy o pracę

Jeśli nieobecność spowoduje zakłócenie pracy działu, opóźnienia projektowe lub straty organizacyjne, pracodawca może rozwiązać umowę w zwykłym trybie z wypowiedzeniem. W takich przypadkach znaczenie mają skutki absencji oraz dotychczasowa rzetelność pracownika.

5. Zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 k.p.)

Najpoważniejszą konsekwencją jest rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym. Może dojść do niego wtedy, gdy pracownik nie pojawi się w pracy bez usprawiedliwienia, a konsekwencje absencji są istotne lub powtarzające się. Dyscyplinarka pojawia się w świadectwie pracy i może utrudnić znalezienie nowej pracy.

6. Brak prawa do zasiłku dla bezrobotnych

Zwolnienie dyscyplinarne może pozbawić pracownika prawa do zasiłku z urzędu pracy przez okres 180 dni. To jedna z bardziej dotkliwych konsekwencji, o której pracownicy często nie wiedzą.

Kiedy nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może zostać uznana za usprawiedliwioną?

Niestawienie się w miejscu pracy nie jest automatycznie karane zwolnieniem dyscyplinarnym. Warto jednak pamiętać, że stanowi poważne naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

W przypadku, kiedy nie możemy pojawić się w pracy, jesteśmy zobowiązani do tego, aby niezwłocznie skontaktować się z naszym pracodawcą i poinformować go o dwóch kwestiach:

• o przyczynie swojej nieobecności,
• o przewidywanym okresie trwania tej nieobecności.

To w jaki sposób zawiadomimy pracodawcę o przyczynie nieobecności w pracy, powinno wynikać z przepisów obowiązujących u danego pracodawcy, np. z regulaminu pracy.

Ważne! W przepisach prawa pracy określono przyczyny, które mogą usprawiedliwić nieobecność pracownika w pracy. Wśród najczęściej przedstawianych można wymienić więc:

• wypadek w drodze do pracy;
• chorobę;
• choroba dziecka lub innego członka rodziny;
• śmierć członka rodziny;
• konieczność stawienia się w sądzie w charakterze świadka.

Może się zdarzyć, że powód nieobecności będzie inny niż te, które są wymienione w przepisach, jak na przykład: ważne sprawy rodzinne, konieczność zaopiekowania się chorym zwierzęciem domowym, trudności komunikacyjne spowodowane awarią lub warunkami atmosferycznymi. Czy pracodawca uzna jeden z wyżej przedstawionych argumentów za zasadny? Wszystko zależy od dobrej woli pracodawcy.

Praktyczne sytuacje z życia – kiedy nieobecność może zostać usprawiedliwiona?

Przykład 1: Problemy z dojazdem spowodowane zdarzeniem losowym

Jeżeli pracownik nie może dotrzeć do pracy z powodu poważnej awarii komunikacyjnej, nagłej śnieżycy czy wypadku drogowego, pracodawca może uznać nieobecność za usprawiedliwioną — o ile sytuacja zostanie natychmiast zgłoszona i odpowiednio udokumentowana.

Przykład 2: Nagła konieczność zaopiekowania się bliską osobą

Jeśli pracownik musi nagle sprawować opiekę nad chorym członkiem rodziny, a nie ma możliwości uzyskania formalnego zwolnienia w tym samym dniu, pracodawca często akceptuje takie wyjaśnienie. Decyzja zależy jednak od indywidualnej oceny sytuacji.

Przykład 3: Obowiązkowe stawienie się w urzędzie lub instytucji

Wezwanie do sądu, urzędu skarbowego czy ZUS w charakterze strony lub świadka może usprawiedliwić nieobecność, jeżeli pracownik dostarczy stosowny dokument potwierdzający konieczność stawienia się w danej instytucji.

Checklista – jak prawidłowo usprawiedliwić nieobecność w pracy?

Usprawiedliwienie nieobecności wymaga wykonania kilku obowiązkowych kroków. Jasne i szybkie działanie pozwala uniknąć kar, konfliktów z pracodawcą oraz ryzyka uznania absencji za nieusprawiedliwioną.

1. Poinformuj pracodawcę jak najszybciej

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie usprawiedliwiania nieobecności, pracownik ma obowiązek powiadomić pracodawcę niezwłocznie. Informacja powinna obejmować przyczynę nieobecności oraz przewidywany czas jej trwania.

2. Użyj formy kontaktu wymaganej przez pracodawcę

Zasady informowania mogą być określone w regulaminie pracy (np. telefonicznie, SMS-em, e-mailem, przez kadry). Warto trzymać się tych zasad, bo ich zignorowanie może spowodować traktowanie absencji jako nieusprawiedliwionej.

3. Dostarcz odpowiedni dokument potwierdzający przyczynę

Może to być:

• zwolnienie lekarskie L4,
• wezwanie do sądu lub urzędu,
• zaświadczenie o wypadku,
• dokument z instytucji potwierdzający obowiązkową obecność,
• inny dowód zdarzenia (np. potwierdzenie od przewoźnika, zdjęcie awarii).

4. Zachowaj termin dostarczenia usprawiedliwienia

Dokument usprawiedliwiający należy dostarczyć w ustalonym terminie (najczęściej do 2 dni). Jego niedostarczenie może automatycznie przekształcić absencję w nieusprawiedliwioną.

5. Wróć do pracy niezwłocznie po ustaniu przyczyny nieobecności

Jeśli powód absencji przestał istnieć (np. zakończenie wizyty w urzędzie, ustąpienie nagłego zdarzenia), pracownik ma obowiązek niezwłocznie stawić się w pracy, chyba że pracodawca wyraził zgodę na dłuższy okres nieobecności.

6. Zachowaj kopie dokumentów i historię korespondencji

Warto archiwizować wiadomości e-mail, SMS-y czy potwierdzenia udzielonych informacji. W przypadku sporu z pracodawcą mogą stanowić dowód, że obowiązki pracownicze zostały wykonane prawidłowo.

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a naruszenie obowiązków pracowniczych – podsumowanie

Decyzja o ukaraniu pracownika lub uznaniu usprawiedliwienia będzie uzależniona od strat, na jakie pracownik naraził przedsiębiorstwo. Jeśli skutkiem absencji zatrudnionego był kryzys wizerunkowy lub zakłócenie łańcucha dostaw, to pracownik może spodziewać się poważnych konsekwencji, ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

Czy pracodawca może zwolnić za jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności?

Tak. Nawet pojedyncza nieusprawiedliwiona nieobecność może zostać uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co — w skrajnych przypadkach — może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym. Decyzja zależy od okoliczności sprawy oraz skali szkody, na jaką pracownik naraził pracodawcę.

Czy wezwanie do sądu usprawiedliwia nieobecność w pracy?

Tak. Wezwanie do sądu w charakterze świadka lub strony postępowania jest jedną z oficjalnych przyczyn usprawiedliwienia nieobecności. Pracownik musi dostarczyć pracodawcy wezwanie lub stosowne zaświadczenie z sądu.

Czy nieobecność spowodowana chorobą zawsze jest usprawiedliwiona?

Tak — pod warunkiem dostarczenia zwolnienia lekarskiego L4 w wymaganym terminie. Brak dokumentu lub dostarczenie go po czasie może skutkować zakwalifikowaniem nieobecności jako nieusprawiedliwionej.

Czy pracodawca może nałożyć karę pieniężną za nieusprawiedliwioną nieobecność?

Tak. Kodeks pracy dopuszcza karę pieniężną do wysokości jednodniowego wynagrodzenia za każdy dzień nieusprawiedliwionej absencji. Kara ta jest potrącana z wynagrodzenia pracownika.

Czy nieobecność na badaniu okresowym jest płatna?

Tak. Badania okresowe są obowiązkiem pracodawcy i odbywają się w godzinach pracy. Nieobecność związana z wykonaniem badań medycyny pracy jest usprawiedliwiona i w pełni płatna.

Czy trudności komunikacyjne (np. awaria pociągu, śnieżyca) mogą usprawiedliwić nieobecność?

Mogą, ale nie muszą. To pracodawca ostatecznie decyduje, czy uzna taką przeszkodę za usprawiedliwioną. Pracownik powinien jak najszybciej zgłosić problem i udokumentować go, jeśli to możliwe.

Źródła

1. Kodeks pracy – art. 108 (kary porządkowe), art. 52 (rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia), art. 100 https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20140001632