Usługi kadrowe: zakres, modele współpracy i nowoczesne rozwiązania

Jedna pomyłka w liście płac, jedno niedopilnowane zgłoszenie do ZUS – i cały dział HR traci wiarygodność. Takie sytuacje dzieją się częściej, niż można przypuszczać. Kompleksowe usługi kadrowe stają się więc dla firm wyborem strategicznym, a nie rozwiązaniem awaryjnym. Jak jednak zbudować system kadrowo-płacowy, który nie zawiedzie ani pracowników, ani kontrolerów z ZUS? Odpowiedzi szuka coraz więcej przedsiębiorstw, które chcą łączyć rozwój z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami.

Czym są usługi kadrowe i jakie mają znaczenie dla firm?

Usługi kadrowe to jeden z filarów sprawnie działającej organizacji. Obejmują procesy kadrowe związane z zatrudnianiem, obsługą pracowników oraz przestrzeganiem przepisów prawa pracy. Właściwie prowadzona administracja kadrowa wspiera firmę zarówno od strony formalnej, jak i organizacyjnej, zapewniając porządek, bezpieczeństwo i transparentność działań kadrowych.

W skład zakresu oferowanych usług kadrowych wchodzi m.in. prowadzenie dokumentacji kadrowej, prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie i aktualizacja dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, a także ewidencja czasu pracy oraz rozliczanie czasu pracy. To właśnie te zadania tworzą fundament codziennej pracy działu kadr i są niezbędne do spełniania wymogów ustawowych.

Administracja kadrowa pełni ważną rolę w strukturze organizacji – dba o to, aby każda zmiana kadrowa, zatrudnienie czy zakończenie współpracy było odpowiednio udokumentowane. Kluczowe obowiązki w tym zakresie to także prowadzenie rejestrów, archiwizacja dokumentów oraz aktualizowanie danych pracowniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Usługi płacowe jako uzupełnienie obsługi kadrowej

Usługi płacowe to ważna część kompleksowej obsługi HR, bez której usługi kadrowe byłyby niepełne. Dzięki nim firma ma pewność, że wszystkie obowiązki wobec pracowników i urzędów są realizowane terminowo i zgodnie z przepisami.

Usługi kadrowo-płacowe obejmują:

• Naliczanie wynagrodzeń i przygotowywanie list płac – obliczanie pensji, dodatków, premii, zasiłków i rozliczanie czasu pracy,
• Rozliczenia z ZUS i urzędami skarbowymi – sporządzanie deklaracji, przekazywanie składek i zaliczek na podatek,
• Obsługę deklaracji PIT i raportów płacowych – przygotowanie PIT-11, PIT-4R oraz zestawień płacowych dla działu finansowego.

Jeśli Twoją firmę interesują usługi kadrowe obejmujące również rozliczenia, postaw na partnera, który świadczy usługi kadrowe i kompleksowe usługi płacowe razem. Taka forma obsługi kadr i płac to większa wygoda i bezpieczeństwo.

Outsourcing kadrowo-płacowy jako model współpracy

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przekazaniu zewnętrznej firmie zadań takich jak obsługa kadr, naliczanie list płac, prowadzenie dokumentacji czy rozliczanie zwolnień lekarskich. To model szczególnie popularny w firmach, które chcą skoncentrować się na działalności operacyjnej, pozostawiając profesjonalną obsługę kadrową ekspertom.

Do najczęstszych korzyści takiego rozwiązania należą:

• oszczędność czasu i redukcja kosztów,
• pewność zgodności z aktualnymi przepisami,
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i narzędzi,
• uporządkowana administracja kadrowo-płacowa.

Z drugiej strony outsourcing może wiązać się z ryzykiem utraty kontroli nad częścią procesów czy trudnością w szybkiej reakcji na zmiany wewnętrzne. Dlatego tak ważne jest, aby usługi prowadzenia kadrowego i usługi kadrowe obejmujące listy płac były realizowane przez sprawdzonego i zaufanego partnera.

Dokumentacja kadrowa i jej prawidłowe prowadzenie

Dokumentacja kadrowa i jej prawidłowe prowadzenie to jeden z fundamentów bezpiecznego i zgodnego z przepisami funkcjonowania firmy. Obejmuje nie tylko umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, ale również pełne rozliczanie urlopów, absencji i czasu pracy.

Ważnym elementem są akta osobowe i ich elektroniczna wersja (e-teczka) – coraz częściej stosowane w nowoczesnych organizacjach, które stawiają na cyfryzację. Przejrzystość, zgodność z przepisami oraz terminowe aktualizacje dokumentów to podstawa każdego sprawnego systemu kadrowego.

Nowoczesne technologie w obsłudze kadrowej

Współczesna obsługa kadr i administracja kadrowo-płacowa korzysta z coraz bardziej zaawansowanych narzędzi. Systemy HR pozwalają na elektroniczne prowadzenie dokumentacji kadrowej, tworzenie e-teczek, automatyczne rozliczanie urlopów, absencji i czasu pracy oraz integrację z bazami ZUS. Takie rozwiązania zwiększają przejrzystość danych, usprawniają komunikację i zmniejszają ryzyko błędów w dokumentach.

Wdrożenie technologii to jednak nie tylko kwestia wygody – to także odpowiedź na wymogi prawne, które wciąż się zmieniają.

Wsparcie prawne i zgodność z przepisami

Zmiany w przepisach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków wymagają stałej uwagi. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby usługi prowadzenia kadrowego obejmowały także wsparcie w zakresie interpretacji przepisów, kontaktów z ZUS i poprawnego przygotowania dokumentacji.

Firmy oferujące profesjonalną obsługę kadr łączą wiedzę prawną z narzędziami cyfrowymi, zapewniając bezpieczną i zgodną z regulacjami administrację kadrowo-płacową. To połączenie pozwala przedsiębiorstwom działać spokojnie, bez ryzyka niedopatrzeń czy opóźnień.

Procesy HR wspierane przez usługi kadrowe

Nowoczesne usługi kadrowe wykraczają daleko poza prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie list płac czy rozliczanie czasu pracy. Coraz częściej wspierają również strategiczne procesy HR, takie jak onboarding i offboarding pracowników, organizacja badań lekarskich i szkoleń BHP, a także zatrudnianie osób w Polsce bez konieczności zakładania oddziału – na przykład w modelu Employer of Record (EoR).

Dzięki zintegrowanym narzędziom możliwe jest kompleksowe zarządzanie kadrami i personelem, obejmujące między innymi:

• cyfrową ewidencję czasu pracy,
• bieżącą dokumentację kadrową,
• automatyczne generowanie zgłoszeń do ZUS,
• rozliczanie czasu pracy i sporządzanie dokumentów płacowych.

Firmy, które korzystają z takich rozwiązań, zyskują uporządkowaną administrację kadrową oraz realne wsparcie w przypadku kontroli – na przykład poprzez audyt akt osobowych. Dodatkowe funkcje, takie jak portal pracowniczy, ułatwiają komunikację z zespołem i zapewniają szybki dostęp do danych kadrowych.

Benefity i programy pracownicze w ramach obsługi kadrowej

Profesjonalna obsługa kadrowa obejmuje również zarządzanie benefitami, takimi jak Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Firmy oferujące usługi kadrowe wspierają pracodawców w zakresie wdrażania i obsługi PPK, obejmując przygotowanie umów, naliczanie składek oraz bieżącą obsługę administracyjną.

Dodatkowo, pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 osób są zobowiązani do dokonywania wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), chyba że osiągają wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Usługi kadrowe wspierają pracodawców w zakresie przygotowywania i składania odpowiednich deklaracji oraz obliczania należnych wpłat, co pozwala na zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami.

Jak wybrać dostawcę usług kadrowych?

Wybór odpowiedniego partnera do obsługi kadrowo-płacowej to kluczowa decyzja wpływająca na efektywność i bezpieczeństwo procesów HR w firmie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kryteria, które warto wziąć pod uwagę:

1. Zakres oferowanych usług – upewnij się, że dostawca oferuje kompleksowy zakres oferowanych usług, obejmujący m.in. naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie list płac, obsługę dokumentacji kadrowej, rozliczenia z ZUS i urzędami skarbowymi.
2. Nowoczesne technologie i portal pracowniczy – sprawdź, czy firma korzysta z nowoczesnych narzędzi, takich jak portal pracowniczy.
3. Transparentny cennik usług kadrowych – poproś o szczegółowy koszt obsługi kadrowej, uwzględniający wszystkie opłaty, w tym ewentualne koszty dodatkowe za usługi niestandardowe.
4. Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami – upewnij się, że dostawca stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa danych oraz regularnie aktualizuje procedury zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych.

Wybór odpowiedniego dostawcy usług kadrowych powinien być poprzedzony dokładną analizą potrzeb Twojej firmy oraz ofert dostępnych na rynku. Dobrze dobrany partner odciąży Cię w codziennych obowiązkach, ale również przyczyni się do zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa procesów HR.

Źródła:

1. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). „Zgłoszenie ubezpieczonego / członka rodziny ubezpieczonego”. https://www.zus.pl/firmy/zgloszenie-platnika/firmy/zgloszenie-ubezpieczonego/czlonka-rodziny-ubezpieczonego
2. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). „Wpłaty obowiązkowe”. https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/
3. Grześ, A. (2020). „Outsourcing w kształtowaniu zatrudnienia oraz kosztów i efektywności przedsiębiorstw”. Uniwersytet w Białymstoku. https://repozytorium.uwb.edu.pl/jspui/bitstream/11320/10199/4/A_Grzes_Outsourcing_w_ksztaltowaniu_zatrudnienia.pdf